SOLUTIONS
電話・通信のお悩み事例解決

働き方改革・在宅ワーク・テレワークに伴う通信・電話対策とは?

 

現在政府は、働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で「選択」できるようにするため働き方改革を推奨しており、各企業はこれを導入するにあたって様々な課題を抱えている状態にあります。 本記事では中でも在宅ワーク・テレワークの、主に電話業務に焦点を当てその課題と対策について解説します。

在宅ワーク・テレワークとは

在宅ワーク・テレワークとは、企業などから委託を受けパソコンを始めとする情報機器とインターネットを中心とする通信技術を活用し、主に自宅または自宅に準じた自ら選択した場所(カフェやコワーキングスペース等)で成果物の作成やサービスの提供を行う働き方を指します。

・在宅勤務とは
企業に勤めている人が会社に出勤せずに、自宅にいながら業務を行うことを指します。

・テレワークとは
「tele遠方・離れた所」「work働く」 離れたところで働くことを指し、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)」の3つのテレワークの形態の総称となり、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所にとらわれない新しい働き方です。

在宅ワーク・テレワークを導入することで従業員のワーク・ライフ・バランスの向上及び、生産性の向上、仕事と子育てや介護の両立を可能にし、離職率の低下につなげる通勤混雑の緩和など、様々な面で期待が持たれています。

導入における課題と解決策

家で仕事を行うためには会社にいるときと同じように業務を行える必要があります。
このため社内外のネットワーク・システム環境・セキュリティー面を整えたうえで、社員が各ツールを使いこなす必要があります。
特に電話に関しましては電話線という物理的な縛りがあり、家で仕事を行う上では大きな課題となります。

発着信も会社の電話番号でやり取りしたい

テレワーク中の業務ツール「電話」に関しては現状に不満を感じる方が多いようです。
会社の代表電話番号へ自分宛の着信があった場合、オフィス勤務者から外線転送等により繋いでもらう必要があります。

また、テレワークにて仕事の電話対応を個人携帯で行う場合、個人端末の番号を相手側に知られる事に抵抗がある方は多いかと思います。
さらにこの方式の場合、会社から在宅勤務者への外線転送通話料金が発生するため、コスト面においても長期利用には適していないものと考えられます。

クラウドPBXという選択肢

通常の電話線を社内に引いた上で利用する構成と異なり、クラウドPBXサービスはインターネット回線を用いたIP回線と、電話交換機(PBX)をクラウド上で管理する構成です。
このため、会社という場所に囚われること無く、外でも会社の電話番号を使用することが出来ます。
設定済み電話機を家でインターネットに接続するだけで社内にいる時と同様の電話応答業務をする事が出来ます。

また、クラウドPBXサービスは個人のスマホに専用アプリで利用することが出来ます。
家にインターネット契約をしていない方でもスマートフォンがあれば導入可能です。
折返しの際も会社の電話番号で発信する事が可能で、その分の通話料金も会社へ請求となるため管理工程上のメリットもあります。

クラウドPBXの導入にあたって

在宅勤務における電話業務はクラウドPBXがおすすめですが、導入に関して気をつけなければならない事もあります。

今の電話番号は使える?

基本的には、新規の番号を取得するケースが多いです。
電話番号の移行が可能かどうかについては、提供元のサービスにより異なります。

使い方について

基本的には通常の電話と同様の操作感で使用できます。
IP電話機にもビジネスホンのように多数のボタンが付いているものもあるため、利用目的に合わせた電話機を選べば違和感なく利用開始できます。

最適なクラウドPBXサービスの選び方

クラウドPBXサービスは多数ありますが、その中から目的に合ったものを選ぶ必要があります。
選ぶにあたって基準となる項目は概ね下記になります。

・導入規模や環境、ご利用人数
電話番号数、ch数の他、利用可能な電話機の台数の事です。
特に電話機台数に関しましては最大単位だけでなく、最小単位を押さえておきましょう。
1台単位で管理できると無駄がなく利用できます。

・回線料金について
クラウドPBXサービスには回線サービスは含まれず、別途用意が必要なケースがあります。
その場合、費用はクラウドPBX利用料金 + 回線料金となります。
また、基本料金内に回線料金を含むサービスもありますので、比較検討の際は回線料金の有無に関しましては確認が必要です。

・機能面はどこまで必要か
規模に応じた管理機能に関してです。 また、スタッフの増減や電話番号の増減が頻繁にある場合は設定変更から反映までに必要な日数等も重要なポイントです。
業務内容によってはコールセンター向け機能な場合もありますが、その場合はよりその分野に特化したサービス、CTIの導入をご検討下さい。

clocall PBXについて

弊社のclocall-PBXサービスは主にコストの面で優れたサービスです。
サービス基本料金の中に回線料金、ch料金が含まれており、さらに6台目以降は基本料金が発生せず、100台でご利用いただいても基本料金は4,900円です。
お客様にカスタマーコントロール画面を提供しており、ご自身で電話番号や着信設定を行える仕組みとなっているため電話機や電話番号の増減をその場で直ぐに行えることが特徴です。
又、機能に関しましても内線通話、保留転送、自動音声アナウンス等のビジネスフォンの機能がデフォルトでご利用可能です。

顧客管理(CRM機能)や、オペレータ管理機能をご利用されたい場合は、別サービスとしてCTIサービスもございますので是非ご検討ください。

新規お申し込み
to top