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電話・通信のお悩み事例解決

【図解】通信・電話料金を見直すにあたって
理解しておきたいこと

 

通信・電話料金の内訳について

固定費用として支払っている電話料金を見直す事で大幅にコストを削減出来る場合が多くあります。
本記事では通信費全体のコストダウンに着手するために必要な情報について解説します。

通話料金

通話料金は回線の種類、回線の契約内容に依存します。
大きく分けて回線はアナログ回線とIP回線があり、通話料金に関しましてはIP回線の方がお得です。

IP回線とアナログ回線
IP回線はインターネットサービスを利用した電話回線で、通話料金が安いことが最大のメリットです。
例として、対固定電話番号に対して全国一律3分8円などとなります。

アナログ回線は古いタイプの物理回線で発信先への距離や時間帯に応じて通話料金が増加します。
例として、市内3分8.5円、60km以上の遠方に対しては45秒で40円(3分では324円)などとなります。

このため電話利用内容によっては回線をアナログからIPへ切り替えるだけでも大幅なコスト削減を見込むことが出来ます。

設備費

企業で電話を使用する場合、交換機設備(PBX)が必要となります。
PBXは1つの電話番号を複数の電話機に割り当てたり、内線を構築し社内間の通話を通話料なしで行うことが出来る設備です。
PBXには大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレ型PBX
オンプレ型とは実機を社内に設置する昔から利用されているビジネスフォンの構成です。
引き込んだ電話線を実機PBXに接続し、そこから引き出した電話線を社内に張り巡らせ電話機と接続します。
導入には購入とリースがありますが、リースで利用される場合が多く、運用する上では毎月のリース料、工事費用の他、保守費用が発生します。
保守費用の他にも社内の席替え等の構成変更の際には業者による設定工事費用が発生する事もあり、運用コストはイレギュラーの有無によって大きく変動します。

クラウド型PBX
クラウド型はPBXの機能をクラウド上で利用できる近年注目されているサービスです。
物理設備が無いため、保守点検費用等の設備維持費が発生しない等コスト面で優れています。
クラウドサービスなので利用規模に応じた月額利用料金が発生します。
場所や設備に囚われないため突発的な増員や移転等が発生した際も工事が必要なく、運用コストが安定している特徴があります。

どちらがお得かは条件によって異なりますが、クラウド型の方が安く済むケースが多く見られます。
オンプレ型がコストで優位に立つためには、長期的に構成変更等による設定工事などが発生しない、本体が故障しない等の予測が難しい条件が必要となります。
また、サービスによってはクラウドの月額料とオンプレのリース料を比較してクラウドのほうが優れている事もあります。

また、クラウドPBXの場合はスマートフォンで会社の電話番号を利用する等のフレキシブルなビジネススタイルに向いている性質がありますので業務内容によってはコスト以上のメリットがあるかもしれません。

回線料金について

回線料金には電話番号の利用料金と、ch(同時外線接続数)料金があります。
仮に1番号4chとした場合、1つの電話番号で同時に4つの電話機で通話することが出来ます。
また、4chと言うのは着信時に同時に鳴らせる数とは異なります。
同時に鳴らす数に関しましてはPBXへの接続可能数と設定に依存します。

基本的に電話の固定費用は設備費用 + 回線料金となります。
クラウドPBXサービスの場合も多くは回線料金とPBX利用料金は別で、かつ指定の回線以外では利用できないケースもあります。
clocallのようにサービス基本料の中に回線基本料とch料金が含まれているサービスもあるため、料金の把握検討する際は回線料金についても気をつける必要があります。

クラウドへの切り替えた方が良いケース

クラウドPBXは、初期費用が抑えられる、電話機の増減が簡単、工事不要なので引っ越し等に強い、スマートフォンをビジネスホン化することが出来る、という点が大きな特徴です。
オンプレ型にも優位面はありますが、その特徴によって明らかにオンプレ型よりもパフォーマンスに優れる場面があります。

社員のケータイ・スマホへの外線転送の料金が高い

携帯電話への通話料金はIP回線でも1分16円程です。
このため社用携帯を含む社員の携帯電話へ会社から外線発信を頻繁に行う場合、その通話料金はかさんでしまう事があります。
クラウドPBXはスマートフォンを社内のビジネスフォンと同じように内線化、会社番号による発着信を可能とします。
これにより社内からの連絡は外線発信ではなく内線発信となり、これまで発生していた社員携帯への通話料金は0円にまで下げる事が出来ます。

拠点を増加、サテライトオフィス開設、コワーキング契約をする

短期利用の拠点新設や、後々事業所が引っ越す予定があるコワーキングスペース契約の際でも電話番号が必要な場合、クラウドPBXはその性質上最適です。
アナログ線でなくIP回線の場合、工事不要でインターネット接続だけで利用出来る事。
オンプレ型ように実機配備の必要性がないため初期費用が大きく押さえられること。
そして引っ越しなどによる移動先でも電話番号を変わらず利用できる点などが理由として挙げられます。

在宅ワーク・テレワークを導入する

在宅ワーク時における電話業務に外線転送を用いるケースがありますが、その場合転送通話料金が発生する事と、発信元の電話番号が通知されないといった問題が発生します。
クラウドPBXならスマートフォンやPCを会社のビジネスフォンと同じように扱えるようになるため、これらの問題を全て解決できます。

会社の電話番号を設定した電話機であればどこにいても社内にいる時と同じ用に発着信業務を行う事が可能であり、離れた場所であっても社内と内線で転送、通話を行なうことが出来ます。

通信・電話料金を見直すタイミングを逃さないようにしよう

電話サービスの切り替えには手間と時間を要しますが、場合によっては大幅なコスト削減が見込めます。
下記のような機会はクラウドPBXに切り替え、導入を検討するタイミングかもしれません。

リース・保守の更新のタイミング

オンプレ型PBXはリース契約終了のタイミングで老朽化しており入れ替えが必要な場合が多く見られます。
新たなPBXを入れる場合、様々な機器を入れ替えることになるためクラウド化検討には最良のタイミングと言えます。
これまでの運用コストからオンプレ利用を続けた場合のコストを算出できるため、クラウドとの料金比較も行いやすいと思われます。

引越しのタイミング

引っ越しのタイミングは多くの場合、電話番号が変わってしまう場面でもあります。
このため利用中の回線含めて見直す事が出来る機会とも言えます。
またオンプレPBXの場合は引越し先での設置工事が必須になり多くのコストが発生するタイミングですが、クラウド化によりそれらを大幅に抑えることも可能です。

既存のサービスが終了するタイミング(PHSは2020年7月末で終了)

オンプレ型PBXの一つの強みとして構内PHSがあります。
これはPHSを社内で携帯ビジネスホンとして利用することができるシステムで、病院やオフィス等で広く利用されてきました。
しかしPHSサービスが2020年7月末で終了するにあたって代替えサービスとしてスマートフォンとクラウドPBXが注目されています。
これを機に社内の電話を全てクラウド化するという選択もあります。

まとめ

通話料、サービス基本料、機器・保守料、番号・回線料・ch料といった料金面についてを主に触れてきましたが、機能に関しましてもオンプレ特有のものや、クラウドPBXも各社で備えている機能が異なります。
また、クラウドPBXもサービスにより最小利用単位、最大利用単位があります。

業務に合わせた必要な機能、利用する人数や台数、今後の拡張性や構成変更の可能性などを踏まえ、様々なサービスをご検討下さい。

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