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代表電話や内線の利用を可能にするPBXは、大規模な環境整備や多額の運用コストが必要なため、大企業が導入するものだと思われがちです。
しかし、クラウドPBXであれば、導入も簡単で低コストでの運用が実現できます。そのため、個人事業主やスタートアップといった、スモールビジネスにこそクラウドPBXはおすすめです。
今回は、個人事業主がクラウドPBXを導入するメリットや、導入事例などを紹介するので参考にしてみてください。
個人事業主がクラウドPBXを導入すると、以下のようなメリットがあります。
個人事業主のお悩みの一つが、固定電話の電話番号取得です。また従来のPBXと連携する場合には、多額のイニシャル・ランニングコストが発生する点も悩ましいところでしょう。
しかし、クラウドPBXであれば、スマホやパソコンで固定電話の電話番号を持つことが可能です。クラウドPBXはインターネットを経由して会話をおこなうため、固定電話を利用する必要がありません。
さらにスマホなどで固定電話の電話番号による受発信が、日本中どこからでも実施できます。もちろん引っ越しの際もそのまま持っていけますので、大変便利です。
従来のPBXは大幅な環境構築や配線工事が必要だったため、数十万円の導入コストが必要でした。また定期的にメンテナンスや機器の交換も必要なので、専門知識を持った人材を社内に確保しておく必要もあったのです。
さらに、固定電話やビジネスフォンの利用料金や転送サービスに必要な費用を含めると、毎月1万円程度のコストが必要だと思われます。
しかし、クラウドPBXであればPBXベンダー側のサーバー内ですべて調整してもらえるため、個人事業主側で環境設定をおこなう必要はありません。そのため、導入コストも非常に安価で、ベンダーによっては初期費用が無料のところもあります。
毎月のランニングコストも、あくまでも平均にはなりますが1/3程度に圧縮可能です。
先ほども説明した通り、従来のPBXは導入ハードルが高い点がデメリットでした。またPBXベンダーと契約して、実際に利用できるようになるまでには1ヶ月程度の期間が必要です。スピードが命の個人事業主やスタートアップにとって、このスピード感のなさは悩ましいところでしょう。
しかし、クラウドPBXであれば、基本的にスマホアプリをインストールしてP C
から設定する程度です。そのため、審査完了後早ければ即日から利用できるようになります。
クラウドPBXでは、着信するデバイスの優先順位を設定することができます。例えば、Aさんのスマホに着信しても応答しなかった場合は、Bさんのパソコンへ着信させるといった設定も可能なわけです。
さらに、自動音声で対応した後、その選択内容に応じて最適な担当者へ着信を転送することもできます。したがって、電話の1次受けをおこなっていた社員の人件費もカットできるのです。
クラウドPBXの設定はパソコンやスマホ上で簡単におこなえますので、業務に集中できる環境を作ることで生産性の向上が期待できます。
個人事業主がクラウドPBXを導入する際には、以下の点に注意しましょう。
クラウドPBXは毎月のランニング費用が安価な点がメリットです。しかし、クラウド上のソフトウェアということで、ベンダーごとにさまざまなオプション機能が用意されています。そのため、オプションを追加した分だけ、コストにも跳ね返ってくるわけです。
せっかくクラウドPBXを導入したのに、「前より利用料金が高くなってる……」という状況は避けたいところでしょう。したがって、クラウドPBXを利用する場合には、本当に必要な機能だけに絞って契約しましょう。
クラウドPBXはIP PBXとは異なり、基本的なセキュリティ対策はPBXベンダー側でおこなってもらえます。しかし、企業側のセキュリティ対策がまったく必要ないわけではありません。
特に、個人事業主やスタートアップの場合は、社員のスマホやパソコンを業務に利用するBYOD（Bring Your Own Device）を実施しているケースが多いです。そのため、デバイス側のセキュリティ対策や、外部でのネットワーク接続時のセキュリティ対策は社員任せになる部分もあります。場合によってはM D M（Mobile Device Management）ソフトの導入を検討する必要があります。
セキュリティ対策が甘いと、情報流出やウイルス感染などのトラブルに発展する可能性も出てくるでしょう。よって、クラウドPBXを利用する場合でも、社内のセキュリティ対策や情報管理には十分留意する必要があるのです。
個人事業主やスタートアップによる、クラウドPBXの導入事例を紹介します。
スモールビジネスをおこなう個人事業主やスタートアップでは、レンタルオフィスを利用するケースが増えています。レンタルオフィスには、常駐スタッフによる電話の取次ぎや転送サービスなどもあり、非常に便利です。ただし、その都度、利用料金が発生します。
しかし、クラウドPBXを導入すれば同様の機能が利用できますので、こうした料金は必要ありません。またもともとネット環境が整っているレンタルオフィスであれば、クラウドPBXの導入も非常にスムーズにおこなえるでしょう。さらに、レンタルオフィスでも会社の代表電話番号が持てるというメリットもあります。
個人事業主やスタートアップは、1人の社員が多くの業務をこなす必要があります。また最近は在宅勤務やサテライトオフィスなどで働くケースも増えており、社員が別々の場所にいることも普通です。
しかし、クラウドPBXを導入すれば、ネット環境さえあれば社員のスマホでどこでも電話対応や連絡が可能になります。また「Microsoft Teams」などのUCサービスとの連携もできますので、チャットツールやWeb会議システムなどの活用も可能です。
さらに、クラウドPBXは初期費用やランニング費用も安価なので、スモールビジネスには最適なソリューションといえるでしょう。
今回は、個人事業主がクラウドPBXを導入するメリットや、導入事例などを紹介しました。
クラウドPBXの登場で、企業の代表電話やオフィスが必要といった既成概念が崩壊しはじめています。そのため、以前より個人事業主やスタートアップがビジネスをしやすい環境になってきているといえるでしょう。
これからビジネスをはじめる個人事業主やスタートアップ企業の方は、ぜひクラウドPBXを導入して企業の生産性アップに役立ててください。
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