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働き方改革やテレワーク推進の潮流により、会社電話のあり方が変化してきています。従来、会社の電話といえば固定電話・ビジネスフォンというイメージが主流でした。
しかし昨今は、スマートフォンから会社電話番号で架電できたり、内線電話・転送ができたりするサービスが注目されています。そこで、スマートフォンを内線化する方法やメリット・デメリットに加え、導入するとどのようなことが実現できるのか導入事例を紹介します。
スマートフォンの内線化とは、インターネット回線を利用して外線・内線・転送を行うことです。しかし、その仕組みはいくつかあり、状況に応じてどれが最適か異なります。
そこで、それぞれの内線化の仕組みを知り、自社に合ったサービスを選定していきましょう。
保有している設置型（オンプレミス）のPBX（Private Branch Exchange）いわゆる電話交換機と専用のアダプタをつなぎ、スマートフォンに内線化機能を付加する方法です。専用アダプタが電話回線網とインターネット回線網を中継することで、既存設備を利用したままでもインターネット回線へアクセス可能です。
専用アダプタの接続と、スマートフォンにアプリをインストールするだけで利用できるため、既存設備を活用したい企業に最適です。
一方で設備を保有していない場合、別途PBXを購入する費用がかかるうえ、工事が必要になります。コストを抑え、早急な導入を希望する企業には向いていません。
FMCとは「Fixed Mobile Convergence」の略で、固定電話と移動通信機器の融合と直訳されます。携帯電話・スマートフォンが固定電話端末の子機になるイメージをすると分かりやすいでしょう。
FMCは、固定電話回線と携帯電話網をFMCサーバーでつなぐことで、内線通話を実現します。そのため、安定した通信回線を利用でき、通信機器に関する契約企業を一本化できます。もともと会社支給の携帯電話がある場合、非常に便利です。
一方で、スマートフォン端末やPBX設備などが必要になるため、設備などを持たない場合、コストや構築に時間がかかります。
クラウドPBXとは、インターネット上に設置したPBXを利用するサービスです。インターネット経由でビジネスフォン機能を利用できるため、設備は必要なく外線接続や内線管理はインターネット経由で行えます。
他のサービスと異なる点は、固定電話や設備を必要としないところです。そのため、設備の保守点検やメンテナンスにかかるコストを抑えられます。安価に電話環境を構築できるため、スマホの内線化において採用されるケースが増えています。
一方で既に設備型のPBXを保有している場合でも、活用できない点は注意です。
スマホ内線化をはじめたい場合、どのようなものを準備すればよいのでしょうか。一般的に必要と言われる機器や、準備について解説します。
どのような仕組みでスマートフォン内線化を実現するのか、方針を決めましょう。前述したとおり、一口にスマートフォンの内線化といってもその仕組みが異なれば、必要な設備やコストが異なります。そこで、どの仕組みを採用すればよいのか、選定ポイントを紹介します。
・既にPBX設備を保有しており、活用したいと考えている場合は「専用アダプタ」
・固定電話、スマートフォン、インターネット回線などの契約を1つにまとめて管理を楽にしたいなら「FMC」
・コストを抑え、早く導入したい。PBXの老朽化に伴い新しいシステムを入れたい場合は「クラウドPBX」
なお、昨今は手軽さやコストの面からクラウドPBXを採用するケースが増えてきています。
どのサービスを利用する場合でも必要となるのが、スマートフォンの準備・購入です。従業員が多い場合、購入費用で悩まれる担当者様も多いでしょう。
その対策としては、一般的に以下の方法が考えられます。
① 利用者を外出が多い営業職や在宅勤務者に絞ることで費用を抑える
② 従業員の私物のスマートフォンを活用する
②はコストや使い勝手が良いという面から、導入する企業が増えています。端末を購入しないためコストを抑えられる反面、アプリのインストールを従業員自身で行わなければなりません。一斉に設定できないので、従業員への周知、教育が必要になるでしょう。
サービスによっては、工事や専用アダプタの設置が必要です。PBX設備を新規導入する場合、回線数によって費用は変動しますが、電話機50台～100台規模であれば500万円～が相場と言われます。
そこまで大規模ではない場合も、専門業者の工事やアダプタを設置する必要があります。サービス内容にもよりますが、電話を使い始めたい時期から数週間～数カ月の余裕を持っておくと安心でしょう。
なお、クラウドPBXは多くのサービスが工事不要としているケースが多いです。なお、当社が提供するクラコールPBXの場合、Webでの申し込み後、必要書類を送付すれば工事不要で最短3営業日から開始できます。
従業員への使い方説明会や、マニュアルの共有を行いましょう。電話機能自体に複雑な機能が含まれることは多くありません。しかし、内線機能が周知されなければ、従業員が内線を活用してくれない事態も考えられるでしょう。
また、私物の端末を使う場合、従業員自身で設定してもらう必要があります。さらにセキュリティや紛失リスクなどをしっかりと理解してもらい、使い方に対しての意識を高めることも忘れてはなりません。
スマートフォンを内線化することでどのようなメリットがあるのでしょうか。特に昨今注目されている「クラウドPBX」を利用したスマートフォン内線化を実現した場合の
業務効率、コスト、災害対策といった視点から6つのメリットを紹介します。
スマートフォンを内線化することで、外線および内線通話がどこにいても可能になります。そのため、自宅や外出中でも電話を受けられ、取次の手間を省ける点がメリットです。
特に営業においては、スピードが大事といわれています。顧客は電話を掛けてきているとき一番熱量が高いため、そのチャンスを逃すことなく対応でき、顧客満足の向上への貢献が期待できます。
またテレワーク中の従業員に対する折り返し対応を省ける点も便利です。担当者以外が電話を受けた場合でも、内線転送できるため業務効率化につながります。
スマートフォンでも会社の固定電話番号から電話が掛けられる点がメリットです。
着信先には固定電話番号が表示されるため、折り返し電話があった際、電話をかけた本人が対応できない場合でも、他の従業員が電話を受けられます。不通にならず、誰かが対応することにより顧客ロイヤリティ向上が期待できます。
また、私物の携帯電話を利用していると、プライベートな携帯電話番号が知られてしまう問題がありました。しかし、私物のスマートフォンで電話をかけていても、会社の固定電話番号が表示されるため従業員のプライバシー保護になります。
端末に従業員の私物を活用するBYODにする場合、社用携帯を別途用意する必要が無いので、端末コストを大幅に抑えられます。また、従業員側のメリットは、私用と社用、2つの端末を保有せずに済む点です。
小さくて薄いスマートフォンとはいえ、2台持ち歩くのは意外にかさばり、重く感じるものです。また、スマートフォン1台の時よりも注意が散漫して、紛失リスクが上がる場合もあります。
1つの端末を社用とプライベートで使い分けることで、このようなリスクを抑えられる点はメリットでしょう。
スマートフォンの内線化ができていない場合、社員同士で通話するときは外線電話をかけるしかありませんでした。当然通話料が発生し、距離によっては長距離料金がかかることもあります。
しかし、スマートフォンを内線化することで社内の電話は内線通話を利用できるようになります。つまり、無料で電話をかけられるようになるため、今まで外線でかけていた分のコストが削減できるのです。
オフィスで仕事をしているような体験をスマートフォン内線化で実現しつつ、経費削減にも繋がります。
クラウドPBXを利用する場合、初期費用や設定変更の費用が安価な場合もあります。そもそも高額なオンプレミスPBXなどは必要なく、サービスにもよりますが初期費用は0円～5万円程度といわれています。
また、PBX設備を保有している場合、利用設定を変更するごとに業者に依頼しなければならず、都度費用が掛かることがありました。一方でクラウドPBXなら、自ら管理画面を操作し多様な設定や申込をすることも可能です。
サービスによっては24時間365日好きなタイミングで電話番号を追加、削除できます。
BCP対策とは、「Business Continuity Planning」の略で事業の継続計画と訳されます。災害などの緊急事態でも企業や団体が事業を途切れることなく継続し、迅速に復旧を行うことをいいます。
クラウドPBXはBCP対策にも効果を発揮します。何故なら万が一災害が発生し、出社できない時でもスマートフォンで会社電話を利用できるからです。建物自体が損傷・倒壊した場合でも、会社にサーバーを置いていないため被害を受けず、利用しつづけられます。
なお、クラウドPBXを提供する企業が保有しているサーバーが被害を受けてしまうと、サービスを利用できなくなる場合があります。ですからクラウドPBXを提供する企業が、そもそもBCP対策に取り組んでいるかチェックしましょう。
スマートフォンの内線化によるメリットを紹介しましたが、やはりデメリットも気になります。そこでスマホ内線化のデメリットと、どのように対策すればよいかを紹介します。
固定電話回線網とは異なり、スマホ内線化はインターネット回線を利用したサービスのため、音質という点ではやや劣ります。しかし、昨今のインターネット網充実により、ビジネスに支障が出るほどではなく、多くの企業が導入していることからそこまで大きな問題はないと判断してよいでしょう。
とは言えども安心して利用するためにもトライアル期間があるサービスを選び、実際に利用してみるのが一番です。また、サポートが充実しているか確認するのも大事なポイントです。音質が悪い、声が聞き取りにくいなどの問題が発生した場合、相談できる窓口があると安心でしょう。
さらに、導入事例、実績を確認するのも良い方法です。見極めのポイントとして、コールセンターなどの電話業務を主に実施している企業が導入しているサービスは安定性が高いと考えられます。
インターネットに接続された端末を使う以上、セキュリティリスクの可能性があります。特に、私物のスマートフォンを活用する場合は、業務以外の部分でウイルス感染や紛失、盗難の危険性が伴うことを理解しなければなりません。
対策としては、社用スマートフォンであれば、アプリインストール等を制限する方法があります。また、セキュリティ意識向上のための研修を実施し、ネットリテラシーへの意識改善が重要です。
さらに、音声暗号化などセキュリティが万全なサービスであることを選定の条件とするのもおすすめです。
スマートフォンは携帯性が非常に良いため、休みや終業後も自宅に持ち帰る人が多いと考えられます。BYODの場合はもちろん、社用スマートフォンの場合でもあり得る話です。
すると、休日や業務時間外でも会社宛の電話がかかってきたり、従業員が電話を掛けたりしてしまうケースがあります。私生活と仕事の切り分けができず、サービス残業につながるだけでなく、従業員から反感を買いかねません。
その場合は、業務時間外には時間外ガイダンスに接続する機能があるサービスや、アプリ自体の着信拒否設定を利用しましょう。また、発着信履歴をモニタリングできるサービスもあるので、業務時間外に電話を掛けている従業員はいないかチェックすることも可能です。
インターネット環境を利用した発着信を行うため、Wi-Fiかモバイルデータを使用します。そのためポケットWi-Fiなどの端末を従業員に支給していない場合や、BYODの場合、自宅のWi-Fiや従業員自身のモバイルデータを利用することになります。1日に数分、数本程度の電話であれば消費容量は多くありませんが、コールセンターなどの電話業務が主業務の場合、従業員の反感を買ってしまう危険性があります。
その場合は、社用のスマートフォン利用や、ポケットWi-Fiの貸し出しを行うとよいでしょう。在宅勤務者には補助金という形で一部費用を負担する企業も増えています。
スマートフォンを内線化した企業は、どのように活用しているのでしょうか。当社のクラウドPBXサービス「クラコールPBX」を利用しているお客様の課題や、解決方法について紹介します。
荷揚げをする際に使われるクレーンなどの大型重機の製造や、販売を行っている碩力株式会社様。2019年に日本支店を立ち上げた同社は、当時日本語と中国語の対応ができる担当者が1名しかいませんでした。そのため、担当者が現場に出てしまうと事務所の電話が不通になってしまうことが多かったそうです。
そこで、クラウドPBXを導入し、スマートフォンを内線化しました。社内で受けた電話の内線転送が可能になり、いつでも電話を取れるようになりました。さらに、直接会社電話での架電も可能なので携帯電話のように外出先からでも利用でき、非常に便利になったそうです。
詳しい導入事例は以下よりご覧いただけます。
導入事例｜碩力（ソリイ）株式会社（https://clocall.jp/casestudy/case015/）
国内外の優れたソフトウェアやIT関連製品（機器、部品等）、生活産業用品の販売をしている濱友株式会社。新しいサービスの立ち上げのため、全国各地にサポート部隊を配置するため、コールセンターの拡充が必要になったそうです。
テレワーク等の分散環境を想定したサポート部隊、コールセンターの立ち上げのためスマートフォン内線化を実施。どこにいても同時に会社宛の電話を受けられ、内線転送がどこでもできるようになったことから、オフィスと変わらない電話対応が可能になりました。
詳しい導入事例は以下よりご覧いただけます。
導入事例｜濱友株式会社（https://clocall.jp/casestudy/case020/）
日本No1.のコスメ・美容の総合サイト「@cosme」を運営している株式会社アイスタイル。従業員にiPhoneを配布したものの携帯電話番号宛のやり取りでは不都合なこともあり、代表電話番号を全員で共有できる体制を整えたいと考えました。一方で、オンプレミスPBXリプレイスでは大阪と福岡の支店でなにかトラブルがあった場合、すぐに対応できないことに悩んでいたそうです。
そこで、トラブル時でも遠隔で対応できるクラウドPBXへ切り替えました。従業員のiPhoneにアプリをダウンロードしたり、接続設定したりする必要がありましたが、これも全て遠隔で実施でき、担当者の手間も省けたそうです。また設定できていない従業員を管理画面で確認、再設定依頼などもスムーズだったとのことです。
詳しい導入事例は以下よりご覧いただけます。
導入事例｜株式会社アイスタイル（https://clocall.jp/casestudy/case014/）
スマートフォンの内線化の基礎知識から、準備に必要なものまで全容を解説しました。また企業がどのように活用しているのか参考になったのではないでしょうか。
一方で、音質や実際に自社の想像している運用ができるか不安な点も多いでしょう。そこで重要なのは本記事内でも説明した通り、試しに利用してみることです。例えば当社の「クラコールPBX」なら30日間無料で内線通話の利用が可能。電話、メール、チャット、Web商談などサポートも充実しているので安心です。
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