『クラウドPBXの失敗例』 | クラコール

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『クラウドPBXの失敗例』
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クラウドPBX導入の際、失敗しないためのポイントとは?

クラウドPBX導入の際、失敗しないためのポイントとは?

『クラウドPBXの失敗例』

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは?

現在、電話を内線化する「構内交換機」PBX(オンプレミスPBX)をクラウド化したクラウドPBXが主流になりつつあります。PBXをクラウド化することでインターネットを経由して電話をかけることができ、場所に縛られず会社の電話番号を発着信できることが最大のメリットです。また、電話回線の工事や電話機の設置が不要かつ、コストを抑えられることも注目すべきポイントです。

※クラウドPBXについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事もあわせて読んでみてください。
「クラウドPBXが主流になるまでの歴史(https://clocall.jp/techlabo/techlabo-11/)」

このように、クラウドソリューションの強みを活かしたクラウドPBXは、コールセンターやテレアポ業務、テレワークをはじめとする、様々なビジネスシーンに活用されています。

【クラウドPBXの活用例】
・新設法人、スタートアップ企業における固定番号取得
・レンタルオフィスやバーチャルオフィス利用者でも、スマートフォンで固定電話対応可能
・インバウンド、アウトバウンド電話の在宅対応
・オフィス移転や回線増減時も柔軟対応

しかし、一見メリットばかりのクラウドPBXサービスですが、いざ導入した際「想像と違った」「かえって使いにくくなった」と感じているケースも見受けられます。
そこで、本記事ではクラウドPBX導入時の失敗例を紹介したうえで、失敗を回避するためのポイントを紹介します。

クラウドPBXの失敗例

クラウドPBXの失敗例

クラウドPBXの失敗例①かえってコストが上がってしまった…

クラウドPBXといえば、実物のPBXを設置する必要がなく、コストを抑えられると認識している方が多いでしょう。しかし、実際に使ってみると、コストの低減ができていないケースがあります。

まずはその原因を突き止めるため、クラウドPBXにかかるコストを把握する必要があります。クラウドPBXのコストの大まかな内訳は、「初期費用」「月額利用料金」「通話料金」の三つで構成されています。
「初期費用」は、サービスごとに異なっており初期費用無料という場合もあれば、ゲートウェイなど設備の設置費用が掛かる場合があります。どちらもメリットデメリットがあるため良し悪しはユーザーの用途にもよりますが、クラウドサービスだから初期費用はかからないという思い込みのないようにしましょう。

つづいて、一般的にクラウドPBXはユーザー数に応じて「月額利用料金」が発生します。そのため、PBXのハードウェアの費用を月々割り直して比較してみると、クラウドPBXの月額の方が割高になってしまうケースがあります。

さらに、クラウドPBXにおける「通話料金」のコストダウンポイントは内線電話の通話料金削減がメインです。ですから、従来型PBXをすでに導入しており内線通話料が発生していない場合や、外線電話への架電が多い企業の場合、期待通りの大幅なコスト削減が見られないケースもあります。

最後に、ビジネスフォンのリース契約期間が残っている場合、解約費等が加算され、結局コストダウンに繋がらない、といった落とし穴にも気を付けましょう。
比較的コストダウンに効果的と言われるクラウドPBXですが、前述したようなケースもあるため、導入する際はしっかりサービス料金を確認しましょう。

なお、弊社クラコールPBXの料金詳細はこちら
ご利用料金一覧 | クラコールPBX | クラコール (clocall.jp))からご確認いただけます。

クラウドPBXの失敗例②必要な機能が搭載されていない!

企業によってクラウドPBXで利用したい機能は異なります。

例えば、単純に電話の発着信だけができれば良い企業もあれば、音声ガイダンスや留守番電話、IVR・音声自動応答、通話録音等の機能など利用したい業務もあるでしょう。それらの機能は、パッケージとして基本機能に含まれているサービスもあれば、オプション機能として別途追加で申し込まなければいけないこともあるでしょう。
いずれにせよ、必要な提供サービスを細かく把握できていないと、導入後に「利用したい機能がない」「利用しているのは通話機能だけで、他機能は全然活用できていない」ということに気づき後悔に繋がりかねません。

なお、弊社クラコールPBXの機能については、こちら
サービス・機能 | クラコールPBX | クラコール (clocall.jp))からご確認いただけます。

クラウドPBXの失敗例③今使っている電話番号を継続利用できない!?

クラウドPBXを導入する際、今使っている電話番号を継続利用できない場合があります。
現在使用している電話番号が覚えやすく、企業の信頼性やブランドイメージに影響を与えている状況では、電話番号の継続が必須条件ということもあるでしょう。電話番号の継続利用が可能か否か、サービスごとに異なりますので必ず確認するようにしましょう。

クラウドPBXの失敗例④通話の音質が悪い!?

クラウドPBXはインターネットを経由して通話しているため、電波の悪い場所やインターネット通信が集中している時間帯に、通話の品質が劣化してしまうことがあります。
通話が遅延したり、声が聞きにくかったりする音質のトラブルは業務に支障をきたす恐れもありますので、導入前にオフィスのインターネット環境をチェックしたいところです。
もし、検討しているサービスにトライアル期間が設定されていたら、正式導入前にトライアル期間を活用して音質のチェックを行うことをおすすめします。

弊社クラコールPBXは30日間トライアル可能です。ぜひ試してみてください!
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クラウドPBXの失敗例⑤トラブル時の対応が不十分…

クラウドPBXは、IP電話機はもちろん、スマートフォンやパソコンなどでも利用できます。社用のスマートフォンを配布するのではなく、従業員の私物を活用する「BYOD(Bring Your Own Device)」を実施し、コスト削減に役立てている企業も多くいます。その場合、端末をプライベートでも持ち歩くため社用端末に比べ盗難・紛失等のリスクは高く、それに伴う情報流出やOS&ソフトへの攻撃による障害の発生も予め想定しなければなりません。トラブルになった際の対応・解決方法を導入前に検討し、万が一リスクが発生した場合にも早急な対応が必要となります。

また、クラウドPBXに限ったことではありませんがサービス提供元で通信障害トラブルが発生することもあります。ですからサービス提供会社は通信障害時にどのような対応をしてくれるのか、そもそもデーターセンターには万が一に備えた仕組み(BCP対策など)はあるかなど確認が重要です。

クラウドPBX導入時、失敗を回避する方法~導入前に確認すべき3つのポイント

クラウドPBX導入前に確認すべき3つのポイント

自社の状況を事前確認・整理

前述した通り、自社状況を把握していないまま、クラウドPBXを導入したり、プランを決めてしまったりすると、逆にコストが上がってしまうケースがあります。そこで、自社の状況を確認しておくことが大切です。

下記に適切なクラウドPBXのサービス・プランを見極めるためのポイントを記載しました。是非、参考にしてください。
・現在使用しているビジネスフォンのリース契約・解約条件の確認
・電話番号の継続利用が必要かどうか
・自社が求めている仕様(利用人数・機能等)

クラウドPBX提供会社への事前確認

自社のニーズを明確にしたら、次はいよいよ自社にマッチしたクラウドPBXサービスを選定しましょう。そのためには下記のポイントを確認するとよいでしょう。
・電話番号を引き継ぐことを希望している場合、電話番号の引継ぎができるかどうか
・利用したい人数・機能を踏まえた料金プラン、見積もり
・トラブル対策やサポート体制
・利用ユーザー数・料金プランの柔軟性、変更の容易性

これらの内容の中には、直接問い合わせないとわからない項目もあるかと思います。選定時間に余裕があれば、電話やメールで問い合わせすることをオススメします。何故なら対応によってサポートの充実度も判断できるからです。

トライアル制度を利用して音質を確認

最後に確実に失敗しないように、トライアル等試用期間を利用して、音声や実際の操作を確認しましょう。

まとめ

クラウドPBX導入

初めてクラウドPBXを導入する際、事前に確認すべきポイントを紹介しました。失敗を避け、クラウドPBXを最大限に活用し、きちんとコストの低減や利便性につなげるため、紹介したポイントをしっかりと押さえ、自社にマッチしたサービスを選びましょう。

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