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クラウドPBXのFAX機能~利用方法(IP電話含む)やメリット~

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クラウドPBXのFAX機能について~利用方法やメリット~


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すでにPBXを活用されている企業様におかれましては「そろそろクラウドPBXに乗り換えようかな」と検討されるシーンも出てくるかと思います。他方、クラウドPBXへと移行する際、払拭しきれない懸念材料があるのも正直なところでしょう。
そして、その代表的な不安要素の一つでもあるのがFAXです。

以前と比べると、確かにFAXの使用頻度は減少傾向にあります。しかし、業界によってはまだまだ重用されることも多く、使えなければ困る会社も一定数存在するのが現状です。

そこで今回は、よくある悩み「クラウドPBXを導入してもFAXの機能が使えるのか」「IP電話でも問題なくFAXは対応できるのか」といった疑問に答えつつ、具体的な利用方法やメリットについて解説します。

クラウドPBXでFAXは利用できる? IP電話でも対応可能?

結論からいうと、クラウドPBXでもFAXは利用可能です。

専用アダプターの設置によって、光回線を用いたクラウドPBXでもFAXは使えます。
クラウドPBXは、固定電話と同等の通話品質(スペック)が担保されているため、FAXも問題なく利用できるのです。

また、IP電話という懸念点に関しても、適切な処理によって対応を可能にします。
従来から、(FAXの)回線や通信の仕組み上どうしても相容れない部分があるのは事実です。しかし近年は、クラウド化の流れが加速していることに伴い、(クラウドPBX自体も)ニーズに合わせて著しく進化をみせています。クラウドPBXでのFAX利用が、特長の一つとして数えられるサービスも少なくありません。

とはいえ、一部の複合機においては設定変更などを要します。その際は各メーカーに問い合わせるようにしてください。

クラウドPBXでFAXを利用する方法

クラウドPBXでFAXは利用可能か?
クラウドPBXでFAXを使う方法は主に4種類です。
以下、それぞれについて言及します。

変換アダプターの使用

アナログ回線をデジタルデータに変換するアダプターを使うことで、クラウドPBXでもFAXが利用できます。特筆すべきは、これまで使っていたFAX番号や機器について変更せずに済む点です。ただし、回線によっては遅延が発生する可能性もあります。その際、必要なのは接続方式の変更です。通信に支障をきたさぬよう「IPoE(※)」への切り替えなどを行わなければなりません。
※LANの規格のイーサネット(Ethernet)を使用し通信できる接続方式。ルーターやアダプターなどの通信機器をユーザー側で用意する必要はなく、インターネットサービスプロバイダーを介し、直接インターネットに接続できる仕組みです。

FAX番号のアナログ戻し

先述の通り、IP電話に対する懸念は、適切な処理によって払拭が可能です。
その処理とはずばり「アナログ戻し」を指します。ひかり電話でFAXを利用している場合も同様です。FAX番号をデジタルからアナログ回線に戻せば、クラウドPBX上でもこれまでと同じ複合機を使い続けられます。ただし、アナログ戻しに対応しているのは、NTTのアナログ回線のみです。あらかじめ注意しておくようにしましょう。

新規番号への転送

FAXの継続利用には、既存のFAX番号をクラウドPBX用に取得した番号へ転送する方法も有効です。ただし、転送時には費用が発生します。

インターネットFAXの活用

クラウドPBXのなかには、インターネットFAX、すなわちスマホやパソコンからFAXを送れるサービスもあります。
後述するメリットとも重複しますが、複合機が不要な点、ネット回線さえあれば場所を選ばずに送信できる点などはやはり大きなアドバンテージです。昨今、導入企業が増えているのも頷けます。
一方で念頭に置くべきこととして挙げられるのが、FAX番号や使い方が変わる点です。その辺りの手間なども踏まえたうえで検討することをおすすめします。

クラウドPBXのFAX機能を使うメリット

クラウドPBXのFAX機能を使うメリット
クラウドPBXのFAX機能の中には、通常のFAXにはないメリットもあるので有効活用しましょう。
クラウドPBXの導入によってもたらされる恩恵は、FAXを扱える安心感だけではありません。そこには、クラウドPBXだからこそのメリットもいくつか存在します。従来のFAXとの比較において、その価値の高さに気付かされること請け合いです。

以下、具体的に紹介します。

コスト削減につながる

クラウドPBXのインターネットFAX機能を使えば、繰り返しお伝えしていますが、そもそも紙のやり取りがなくなるため、複合機は必要ありません。印刷代や用紙代の大幅な節約も期待できます。

コスト削減のメリットだけでもクラウドPBX導入の理由になるはずです。ぜひ、前向きに検討してみてください。

オフィス以外でもFAXが受信可能

従来のFAXがオフィスにある複合機などでしか受信できないのに対し、クラウドPBXのインターネットFAXを利用すると、先述の通りスマホやパソコンで受信することが可能になります。そう、インターネット環境さえ整っていればどこでもFAXを受け取れるのです。この点はどうしたって重宝したいメリットといえるでしょう。

また、スタッフ間でのデータ共有も手っ取り早く、利便性の高さが如実にうかがえます。届いた紙をPDF化して共有サーバーに格納するといった手間はもはや必要ありません。もちろん、テレワークでも活用できます。

ペーパーレス化はBCP対策にも貢献

クラウドPBXによってFAXのペーパーレス化を実現できることは、SDGsの観点からもおすすめです。
とりわけ近年は、大雨や地震による災害や新型コロナウイルス感染症パンデミックの影響で、多くの企業が事業の継続に対して困難を余儀なくされています。
そうしたなか少しでも歯止めが利くようにするには、場所を選ばず業務を遂行できる体制作りが必要です。すなわち、いわゆるBCP対策を講じなければなりません。
そこで、クラウドPBXの導入が生きてきます。まさにうってつけです。決してオフィスに依存することなく、快適な通信環境のもとスムーズに連絡を取り合うことができます。
言うまでもなくFAXに限った話ではありません。

BCP対策は企業の命題です。今やそのためのシステム構築に、クラウドPBXの導入は欠かせないといっても過言ではないでしょう。

根強いFAXニーズに応えるためのクラウドPBX

クラウドPBXのFAX機能~利用方法(IP電話含む)やメリット~

冒頭で述べた通り、利用頻度の減少こそあるにせよ、FAXを利用したい企業はまだまだ多いのが現状です。したがって、根強いFAX文化がすぐに途絶えることは、なかなか考えにくいでしょう。
そうはいってもやはり、進化の波に目配りできなければ、生産性は下がる一方です。
そのため、従来の方式を見直し、状況に応じて既存ツールを淘汰し、新たな手法を取り入れていくことは必須といえるかもしれません。

組織を活性化するには、FAXの分野においてもアップデートが必要です。
クラウドPBXを導入すれば、インターネットFAXによって業務効率化やコスト削減が実現できます。これからのビジネスにはピッタリです。

なお、弊社の『クラコール』シリーズには『クラコールFAX』というメールさえあれば、FAXの送受信ができるサービスもございます。FAX機が必要なく初期費用無料、月額基本料金は980円からご利用いただけます(クラコールPBXのご契約が必須となります。予めご了承くださいませ)。

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