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電話料金を見直すことは、すなわち電話通信の見直しを意味します。
状況次第では、コスト削減が大いに期待できます。
しかし一方で、具体的にどう対応すべきかわからないといった声があるのも事実です。確かに、大事な要素だと気付いていても適切な策を打てなければ、あるいは勝算が立たなければ、着手するのも難しくなかなか局面は変わらないでしょう。
そうした悩みや葛藤を抱える企業が思いのほか多く存在することも踏まえて、本記事でお伝えしたいのはずばり、クラウド化の有用性です。あわせて通信に関する基礎知識についても言及します。
テキストだけでなく図解もヒントにしつつ、知見の向上や理解の促進につながれば幸いです。
図でもお伝えしている通り、電話料金は、PBX利用料と回線利用料と通話料で構成されています。
また、設備に関してはオンプレ（オンプレミス）型かクラウド型か。回線に関しては、アナログかデジタル（IP）か。それぞれ選択することになります。そして、まさしくここの判断によってお値段が変わってくるのです。
したがって、内訳だけでなく電話通信の仕組みについて知っておくことも、電話料金を見直す際には不可欠だといえます。
以下、確実におさえておきたいポイントです。
通話料は、当然、契約内容によって差が生じます。
現行プランによるパフォーマンスが果たしてコストに見合うものか否か、あらためて精査し、不要なサービスに費用を掛けていた場合は、変更することをおすすめします。
企業で電話を使用する際は、交換機設備が必要となります。
いわゆるPBXの設置です。
PBXは、一つの電話番号を複数の電話機に割り当てることや内線構築による社内間での通話の無料化を可能にしてくれます。
ただし型によって掛かる費用が変わるため、注意が必要です。
大きく分けて、オンプレ型とクラウド型があります。
いわゆるオンプレ型は、実機のPBXを社内に設置するタイプです。
導入にはそのまま購入するパターンとリース契約があります。比較的後者が多く、その際発生する料金は、毎月支払う固定額に加え、工事費用、保守費用などです。
また、社内で席替えを行う場合は、再度業者による接続や電話機の設定が必要になります。そうしたケースまで考えるとやはり、運用コストは膨らみやすい傾向にあるといえるでしょう。
クラウド型の場合、文字通りPBXの機能をクラウド上で利用できます。近年注目度の高いサービスです。
物理的な設備ではないため、オンプレ型と違い、保守点検に掛かる維持費などが発生しません。突発的な増員や移転を余儀なくされたとしても、わざわざ工事を行う必要はなく、運用における煩わしい手間も省けます。
もちろん、規模に応じて月額基本料は支払わなければなりません。しかしそうはいってもやはりトータルで考えれば、コスト面に分があるのはオンプレ型でなくクラウド型だといえるでしょう。
※クラウドPBXについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。あわせてお読みください。
クラウドPBXとは？オンプレミス型との違い、役割、注意点など解説
電話番号に加え、ch（同時外線接続数）の設定分も回線利用料として課せられます。
基本的に電話通信の固定費は、設備代と回線料金です。クラウドPBXに関しても大抵は例に漏れず、PBX利用料と回線利用料は別で、かつ指定の回線以外では使えないケースが目立ちます。
一方で弊社の『クラコールPBX』がそうであるように、クラウドPBXの利用料に回線利用料まで含まれているサービスも存在します。
※弊社サービス『クラコールPBX』は、アカウントを作成するだけで、内線のみですが現在、無料でご利用可能です。お持ちの環境における音質テストにもぜひ、お役立てください。
回線の種類によって回線利用料はもちろん、通話料も変わってきます。どちらも基本、アナログ回線に比べデジタルに該当するIP回線の方がお得です。
特に通話料は顕著に差が見られます。
アナログ回線は古いタイプの物理回線ということもあり、発信先への距離や時間帯に応じて費用がどんどん増えていく仕組みです。たとえば、60km以上離れてしまうと通話料は324円/3分（40円/45秒）まで嵩んでしまいます。
一方、IP回線であれば、全国どこの固定電話に掛けようが、一律8円/3分といった価格帯です。
繰り返しますが、（回線による）その差は歴然だといえます。
先述の通り、ほとんどのケースでクラウド型の方が安く済みます。
しかし、条件次第ではオンプレ型がコスト面で優位に立つこともないわけではありません。「長期的に工事が発生しない」「本体が故障しない」「点検を行わない」といった状況が重なれば、十分に費用は抑えられます。が、現実的には難しいでしょう。
そもそもクラウドPBXの場合、機能自体、魅力的です。たとえばスマートフォンで会社の電話番号が利用できる点などフレキシブルな側面や特長を湛えています。業務に際して、コスト面以上の恩恵にあずかることも少なくないでしょう。
前述の通りクラウドPBXはメリットが多く、ざっと挙げるだけでも「初期費用が抑えられる」「電話機の増減が簡単」「工事不要で引っ越しに強い」「スマートフォンをビジネスフォン化できる」……等々キリがありません。
上記の通り推奨できる要素がいくつもあるなかで、とりわけ以下のケースに該当するならば、（クラウド型へと）確実に切り替えた方が良いと考えます。
アナログ回線より安いとはいえ、IP回線であっても携帯電話に掛ければ1分間で大体16円ほど費やします。会社から従業員の携帯電話へ掛ける機会が多ければ、どうしてもその費用は莫迦になりません。
しかし、クラウドPBXを導入している場合、話は変わります。スマートフォンを社内のビジネスフォンと同じように内線化できるからです。そう、会社の電話番号による発着信をスマートフォンでも可能にし、社内からの連絡を外線発信ではなく内線発信として扱えるのです。つまり、通話料が発生しません。クラウド化のありがたみが如実に感じられます。
拠点を増やしたり、サテライトオフィスを設立したり、コワーキングスペースとの契約を結んだりといったケースでは、その分スムーズな通信手段の構築が必要です。初期費用や電話番号の用意などオンプレ型で進めるなら頭を悩ますことも多いでしょう。
一方でクラウドPBXを活用すれば、特に大掛かりな工事を行わずとも済みます。クラウド型にはこうしたメリットがあるため、そもそも移転や事業所増設などの計画自体、特に抵抗なく推進できるのだと考えます。この点もまたクラウド化をおすすめする理由の一つです。
リモートワークを導入する際は、電話通信を巡る体制もしっかり整える必要があります。
会社が特に何もケアせずにテレワークや在宅ワークへと移行してしまった場合、何かと支障をきたすことになるはずです。発信元の電話番号が通知されない不便さや、外線転送時の通話料がどんどん膨れ上がっていく事態に対して、遅かれ早かれ処置が求められるでしょう。
クラウドPBXはこうした問題をきれいに解消してくれます。業務を回すのに離れた場所であっても、クラウド型なら安心です。
電話通信サービスの切り替えは基本、手間と時間を要しますが、繰り返しお伝えしている通りクラウド化ならコスト削減が見込めます。
来るべき時機を逃さないためにも事前に検討しておくようにしましょう。
世相からもクラウド化の流れは必然です。
病院などで以前は広く利用されていた構内PHS（ビジネスフォンとして社内、構内で用いられた携帯電話）が、PHSサービスの終了に伴い、現在は使えなくなっています。しかし、あらかじめクラウド化を計画していた組織であれば、特に問題は無かったはずです。代替えサービスとしてクラウドPBXを採用し、難なく状況に適応できたものと思われます。
その他、以下に挙げるケースも、電話通信・電話料金を見直すには絶好のタイミングです。
オンプレ型のPBXは、リース契約終了時に老朽化していることがほとんどです。そうなると当然、実機の交換が必要になりますが、この時、クラウド型に切り替える企業も少なくありません。
スタートラインが揃う意味では運用コストの比較もしやすく、クラウドPBXを導入するならもってこいのタイミングだと考えます。
引っ越しのタイミングも、電話番号や利用中の回線を見直す良い機会だといえます。
再三述べている通り、オンプレ型のPBXでは設置工事が必須ですが、クラウド型は不要です。
仮に現在オンプレ型であれば、会社のお引っ越しの際、コスト削減のメリットも生かしつつ、便利なクラウドPBXへと切り替えてみてはいかがでしょうか。
電話通信、電話料金を見直すにあたっては、まず内訳を把握し、各要素しっかり吟味していくことが大事です。
とりわけPBXに関しては、オンプレ型とクラウド型で、コスト面はおろか機能についても大きく異なります。さらにそれらは、各社提供するサービスやプランによってもさまざまです。
そうしたなか、本記事ではクラウド化を推奨し、ひいては弊社サービス『クラコールPBX』を取り上げています。あらためて、ぜひ参考にしてみてください。
いずれにせよ、現状の課題解決だけでなく今後を見据えたうえでの判断が、正しい選択につながるものと思われます。
