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クラウドで使える内線機能とは?便利なポイントを紹介

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働き方改革・在宅ワーク・テレワークに伴う通信・電話対策とは?

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クラウドで使える内線機能とは?便利なポイントを紹介

クラウドPBXの魅力の一つに挙げられるのが、便利な内線機能です。
従来の内線電話の特徴、PBXによる内線化の仕組みといった基本概要を交えつつ、クラウド仕様であればどのようなアドバンテージやメリットが期待できるのか、本記事にてじっくり深掘りします。
内線機能を検討されている方はぜひ、参考にしてみてください。

内線電話とは?意味や特徴

クラウドで使える内線機能とは?便利なポイントを紹介

内線とは、公衆電話網を使わずに通話可能なオフィスなどに設けられる内部相互間の電話線を指します。内線番号のある電話はすなわち“内線電話”を意味しますが、一般的に浸透しているのは“ビジネスフォン”の呼称です。

内線電話では、通信事業者(外線電話)の回線を使うことはありません。専用交換機や専用線が用いられます。また、電話機の台数ごとに電話番号が与えられる点や、社外から掛かってきた電話を社内の別の電話機へ転送し通話できることも内線電話の特徴です。担当者の内線番号に掛け、応答後は受話器を置くだけで構いません。その時点で、発信元と担当者間で通話できる状況が生まれます。

さらに、使われる機器や使い方によっては、内線電話網の領域を広げることも可能です。
元来、中小企業向きとはいえ、容量の大きい製品であれば比較的大きな会社でも利用できます。

PBXによる内線化の仕組み

クラウドで使える内線機能とは?便利なポイントを紹介

PBXとは、電話回線の交換機です。
電話機を50台以上設けている企業規模の大きい環境では大抵、構内交換機にPBXが使われています。各拠点やフロアの異なるオフィスの各PBXを専用回線で接続すれば、電話機は内線化され通信費の大幅な削減が可能です。
主にオンプレミス型とクラウド型に分かれますが、近年は費用面やパフォーマンスを考慮したうえで後者を導入する企業が多いように見受けられます。

クラウドで使える内線機能とは?

クラウドで使える内線機能とは?便利なポイントを紹介

前述のクラウド型のPBX、いわゆるクラウドPBXにも内線機能は備わっています。冒頭でも述べた通り、クラウドPBXの内線機能は、(クラウドPBX全体の)魅力の一つに挙げられるほど非常に便利な要素です。
従来の内線電話のメリットそのままにクラウドで内線機能を扱えるようになった今、利便性は飛躍的に高まったといえるでしょう。

そもそもクラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、文字通りPBXの機能をクラウド化したサービスを指します。交換機が構内ではなくインターネット上に置かれているイメージを持ってもらえるといいでしょう。従来の回線様式に比べ、まさしくデジタル通信環境の進化がうかがえます。スマートフォンやPCが、代表電話そして内線電話として使えることも象徴的です。

導入も簡単。アプリのインストールと専用アダプターを設置するだけで(サービスによっては必要ない場合もあります)事足ります。

インターネットさえつながればどこでも利用可能です。昨今定着しているリモートワーク、テレワークにおいても、最適なシステムだといえるでしょう。

※クラウドPBXについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。あわせてお読みください。
クラウドPBXとは?オンプレミス型との違い、役割、注意点など解説

クラウドPBXの主な内線機能

クラウドPBXの主な内線機能は以下の通りです。

・電話の発信/受信
・FAXの送信/受信
・留守番電話の発信/受信
・代表電話の発信/受信
・社員間の無料内線
・外出中の社員への着信転送
・複数デバイスによる同一電話番号の共有

いずれも過去のビジネスフォンやオンプレミス型PBXに備わっているものを踏襲しています。

クラウドPBXの内線機能が便利な理由

クラウドPBXを利用する場合、内線機能を使えるシーンの幅が広がります。
場所やデバイスにとらわれない、あるいは拡張できる点は、便利かつ魅力たる所以です。
以下、具体的に説明します。

場所を選ばない

従来のPBXでは、無料内線の利用は社内に限られていました。他方、クラウドPBXはネット環境であればどこでも使えます。下記シチュエーションはいずれも無料です。

・本社と支社間の内線通話
・社内スタッフと外出中スタッフの内線通話
・出張・赴任中スタッフとの内線通話
・リモートワークやテレワークスタッフ間での内線通話

働き方改革の流れが今後も加速していくことを考えると、企業側はますます柔軟な対応を求められるようになるでしょう。その渦中に当たる昨今、クラウドPBXがビジネスシーンにおいて重用されていることは、実に理に適っている現象だと考えます。

デバイスを選ばない

クラウドPBXであれば、固定電話以外でも内線機能が使えます。IP電話機、スマートフォン、PCソフトフォンなどデバイスを選ばない点は非常に魅力的です。
携帯するスマートフォンが内線化できれば、外回りが多い営業スタッフやリモートワーク・テレワーク中の従業員との連絡は一段とスムーズになるでしょう。
また、デバイス間のデータ共有も容易に行えます。固定のデバイスに左右されないため、業務が一層捗るはずです。

クラウドPBX導入がもたらすメリット

クラウドで使える内線機能とは?便利なポイントを紹介

クラウドPBXは働き方改革を推進する企業にとってありがたいソリューションが満載です。内線機能関連だけでも、以下紹介するメリットはじめプラスの材料を多く生み出せます。

※クラウドPBXのメリットについては、デメリット含めこちらの記事でも詳しく解説しています。あわせてお読みください。
クラウドPBXのメリットとデメリット~失敗しないための解説~

コスト削減

まずはコスト面です。
クラウドPBXを導入することで無料内線が使えるシーンは確実に増えます。先述した場所やデバイスを選ばずに済む利点は、思いのほか大きな恩恵をもたらしてくれるはずです。グローバル展開にもうってつけ。従業員の携帯電話やタブレット、PCで内線端末はまかなえるため、購入費や管理費のカットも可能。まさに、いいことずくめです。

生産性向上

クラウドPBXの内線機能は、生産性向上にも寄与します。
社内外のスタッフ全員が代表電話を受けられることや担当者へそのまま転送できる仕組み、リモートワーク・テレワークに支障をきたさず業務を回せる点など、いずれも効率アップにつながる要素です。相乗効果として従業員のエンゲージメント強化まで期待できます。
また、スピーディーに導入できる側面も無視できません。契約したその日にすぐ内線機能を使えることはざらにあります。総じていえますが、生産性向上につながるのも納得です。

社内コミュニケーションの活性化

クラウドPBXの内線機能を使えば、デバイスに縛られない分、従業員同士が気軽に通話できるようになるでしょう。また、音声やデータをクラウド上で共有できるため、チャットツールやSNS、Web会議……等々、伝達手段は電話だけに留まらなくなるはずです。選択肢が増えれば連絡は取りやすく、遠慮や躊躇といった心理的ハードルも下がり、社内コミュニケーションの活性化につながる期待が持てます。

内線機能を検討するならクラウドPBXの導入がおすすめ

クラウドで内線機能を使えるだけで、電話通信を巡る環境は刷新されます。業務周りも同様です。
従来の内線電話やオンプレミス型PBXのままではなかなか難しかったコスト削減、生産性向上を、クラウドPBXは実現可能にします。時代の流れとの相性も良く、リモートワークやテレワークといった一つのオフィスにとらわれない新しい働き方にはぴったりのシステムです。たとえば、BYODの促進に悩む企業も、クラウドPBXを取り入れるだけで、視界が大きく開けるでしょう。

クラウド特有の内線機能の利便性やメリットを実感すべく、ぜひクラウドPBXの導入を検討してみてください。

なお、弊社サービス『クラコールPBX』なら1回線から導入できます。月額基本料金は980円から、最大で4,900円まで(6台目以降は費用が追加されません)。大規模ビジネスでご利用いただくなら大変お得です。

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