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BCP対策とは?事例、マニュアルの紹介からクラウド導入のメリットまで解説

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BCP対策とは?事例、マニュアルの紹介からクラウド導入のメリットまで解説

BCP対策とは?事例、マニュアルの紹介からクラウド導入のメリットまで解説
今や企業の取り組みとして、BCP対策は不可欠といっても過言ではありません。
とりわけ、地震や火山活動が活発な環太平洋変動帯に位置する日本では、ここ数年、大規模な自然災害が頻繁に発生しています。
災厄に限らず、事業継続に支障をきたす要素はさまざまです。自社の不祥事、システムエラー、(倒産などによる)他社との契約廃止など、非常事態はいつ起きるか予測できません。まさしく緊急事態という言葉が当てはまるように、往々にして突然見舞われるものです。
だからこそ、BCP対策は必然の処置だといえます。計画、戦略の立案に留まらず、しっかりその策を実行していくことが大切です。

本記事では、BCP対策について、元来の意味・定義から事例、マニュアルの紹介、策定手順、クラウドツール導入のメリットに至るまで幅広く言及、解説します。
(事業を営むうえで)予期せぬトラブルに備えたい方、あるいは有効なBCP対策を模索している担当者の皆様は、ぜひ参考にしてみてください。

BCP対策とは?

BCP対策とは?事例、マニュアルの紹介からクラウド導入のメリットまで解説

BCPは、「Business Continuity Plan」の頭文字を取った略称です。和訳そのままに「事業継続計画」を意味します。
BCP対策とは、文字通り事業を継続するための計画に対する施策のことです。(厳密にいえば非常時、緊急時だけでなく平常時も含めて設定できるものですが)一般的には、災害、事故、停電やシステムエラーなどが起きた際、業務が滞らないよう整備された体制を築くことを指します。
主に挙げられるのは、復旧マニュアルの設定やリモートワーク、テレワーク、避難訓練、データ管理、それらをスムーズに行うツールやシステムの導入……等々です。

BCP対策が必要とされる状況と、取り組むうえでの意識

前述の通り、BCP対策は自然災害のみならず、自社内で生じるトラブルや取引先で巻き起こる問題にも備える必要があります。
したがって、規約、ルール、マニュアルの設定も広い視野で以て可能な限り懸念事項を洗い出し、リスクヘッジを図ることが大事です。
自然災害であれば人命救助や避難、安否確認の方法はもちろん、停止を余儀なくされる事業に対して、設備をはじめ代替できるものが求められます。あるいは最初からそうした事態でも対応可能なシステムを導入するなど、十分な管理体制を構築しておかなければなりません。
いうまでもなく、その他の有事でも同様です。
いざという時のために、社内の教育体制、取引先リストの適切な管理、ITを巡る強固なセキュリティ、重要案件に関してやり取りする際の通知・連絡手段などはあらかじめきちんと決めておくようにしましょう。
加えて、情報収集に注力し、現代における働き方、事業の動かし方を把握することも大切です。特に昨今、先端技術の発展は目覚ましいものがあります。(詳しくは後述しますが)たとえばクラウドサービスなどをうまく取り入れることで、より効率的に成果へとつなげられるはずです。

BCP対策と防災対策の違い

災害時の備えとしての印象が強いからか、BCP対策を防災対策と混同している方が時々見受けられます。
両者は似て非なるものです。
まず、BCP対策は繰り返しお伝えしている通り自然災害だけではありません。テロ、ウイルス感染、リコール、食中毒などあらゆる脅威を想定したうえで行われます。
一方で防災対策ですが、地震対策や洪水対策など、こちらは自然災害のみが対象です。

また、場合によって事後対処も臨機応変に行うBCP対策とは異なり、経営資産(現物資産)の確保など防災対策で講じる施策は常に事前に行われます。

さらに、相違点として浮き彫りになるのは目的です。
BCP対策は事業を継続するために行います。その際、他社との関わりも少なからず影響を及ぼします。
他方、防災対策の目的はあくまで自然災害から自社の資産を守ることです。
したがって、他社の状況に対して備えが必要である点も、防災対策には無いBCP対策の特徴だといえます。

BCP対策とセットで考えたいBCM、BCMS

BCP対策に不可欠な要素としてBCM、BCMSという言葉もおさえておきましょう。
BCMとは、「Business Continuity Management」の頭文字を取った略称です。事業継続管理と訳される通り、策定したBCPを継続的に運用し、従業員を教育・訓練する活動や管理の仕組みを指します。
BCMSとは、「Business Continuity Management System」の頭文字を取った略称です。事業継続マネジメントシステムと訳され、策定したBCPに不備あるいは不整合が生じていないか、継続的に検証・改善を行っていく仕組みを指します。

近年のBCP対策には、上記のBCM、BCMSまで含まれていることがほとんどです。
もちろん、BCP自体、事業継続に必要な体制やマニュアル、行動指針が明示されるため、十分に機能するものと思われます。しかし、この時点ではまだ計画段階です。いわゆるPDCAサイクルを構築し、有機的に管理・運用していかなければ、棚上げや、最悪立ち消えになることさえあり得ます。
だからこそ、BCMとBCMSが欠かせないのです。
BCP対策とセットで考えることが増えた昨今の流れは、もはや必然といってもいいでしょう。

BCP対策の主なケース、事例

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BCP対策の重要性は、事例を知ることでより実感できます。
被害を最低限に食い止めるには、やはり十分な処置が不可欠です。
以下、想定される具体的なシーンや対処の仕方、BCP対策によって明暗を分けた例など紹介します。

オフィス業務では災害時でもスムーズな連絡が求められる

企業が災害に見舞われた際、まず考えるべきことは従業員や来訪予定者の無事・安全です。
必要事項としては、耐震性能や制振構造といったオフィスビルの設計、自家発電設備、非常食や医療品、工具の備えなどが挙げられます。加えて、状況を逐一共有できる仕組みも大事です。スムーズに連絡を取れるシステムが整っていなければ、何かと支障をきたす恐れがあります。事業継続に欠かせないのは明らかです。

そうしたなか、今日では内線通話や発着信の制御、転送機能を低コストで実現できるクラウドの活用が注目を集めています。
実際に支持の厚いクラウドPBXは、インターネットさえつながっていれば即座に利用可能です。(詳しくは後述しますが)費用面はじめ複数のメリットによって首尾よくBCP対策を行えます。

学校では在校時だけでなく校外時のケースも視野に入れる

学校においてもBCP対策は必須です。生徒、そして職員の安全確保のために、非常時・緊急時に取るべき行動、指針を定める必要があります。気を付けたいのは、宿泊学習や修学旅行といった校外で引率しているケースも想定することです。同様に、休日、夜間、通学バスの利用中など、細かく設定しなければなりません。

また、学校は災害時に避難所として使われることもあります。生徒、保護者、職員、近隣住民の皆様が安心して過ごすには、あらかじめ救護体制や食糧の提供などの支援が無くては成り立ちません。当然、こうしたケースもBCP対策では視野に入れるべきです。

病院では確保すべきものと優先順位を決め混乱に備える

災害が起きた際、その影響は病院内外に及びます。発生後数日は、混乱は免れないでしょう。建物の損壊や人員不足は当然考えられます。イレギュラーな状況下で傷病者が殺到することも想像に容易いです。おそらく帰宅できない方も出てくるでしょう。
いずれにせよ、外来・入院問わず患者の安全が第一です。
そのうえで、水、電気、人、医療資器材といった確保すべきものを事前に明確にし、行うべき業務(施術内容など)について優先順位を定めておく必要があります。
そうしたBCP対策が、まさしく事業を継続させるためには肝要です。

BCP対策によって速やかな復旧が実現

とあるリサイクル会社は、震災で施設が全壊するなど壊滅的な被害を受けてしまい、事業運営が行えない状況に陥りました。しかし、BCP対策で通信手段の代替策を用意していたことが功を奏し、修理業者と問題なく連絡を取れた結果、翌日から復旧に向けた作業が行えるようになります。その後1週間で再び業務は開始でき、1ヶ月程度で元の体制に戻ったといいます。

BCP対策では、スムーズな通信や連絡を可能にするシステムをいかに保持できるかが非常に重要です。それがこの事例でよく分かります。

BCP対策を怠っていたことで生産ストップの大ピンチ

国内トップシェアを誇るとある自動車部品の製造会社は、大地震に見舞われた際、製品の供給をストップせざるを得ない状況に立たされました。その影響は、自社だけでなく他社、そして市場全体にも及ぶ羽目になります。数にして10万台以上の自動車が生産遅延や生産中止に追い込まれてしまうのです。
同社ではこうしたケースに対して成す術がありませんでした。そう、BCP対策を怠っていたのです。そのため、大きな危機に直面します。

とはいえ、実際のところ大打撃をくらうような最悪の事態は回避。各自動車メーカーが共同で復旧支援を行ったおかげで最小限のダメージに食い止めることができました。
この時、同社は窮地を脱したわけですが、仮に競合がひしめく業界であれば経営破綻もあり得たかもしれません。
BCP対策の不備によって起きた大ピンチ。肝に銘じるべき事例です。

BCP対策のマニュアル作成、手順

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事業継続のためのBCP対策では、マニュアル作りが非常に大事です。また、作成においては手順もカギを握ります。
有効な策定につなげるためにはプロセスを知り、それぞれでポイントを見極めなければなりません。
以下、具体的におさえておきたいマニュアル作成、その手順について紹介します。

リスクの洗い出し、分析

BCP対策のマニュアルを作成するうえで、まず確認しておきたいのが組織にとってのリスクです。あらゆるケース、パターンを想定し抜け漏れが無いように洗い出しましょう。
代表的なリスクのタイプは、次の通りです。参考にご覧ください。

・地震、台風、豪雨、洪水、落雷、竜巻などの自然災害系

・火災、爆発、漏水、停電、断水、環境汚染、交通事故、機器・設備の故障、通信障害などの事故系

・データ入力ミス、受発注ミス、誤配送、商品の瑕疵、クレーム対応の失敗などの人的オペレーション系

・コンピュータの作動停止、ウイルスやハッカーからの攻撃、重要データの紛失、個人情報の漏洩などのネットワークセキュリティ系

・PL(製造物責任)法への抵触、薬機法への抵触、景品表示法への抵触、知的財産権の侵害および被侵害、優越的地位の濫用などの法務系

・架空計上、粉飾決済、資産運用の失敗、インサイダー取引、贈収賄行為、暴力団対策法への抵触、暴力団排除条例への違反などの内部統制(不正トラブルや事件)系

・テロ、戦争、法律(制度)の変更、金利や為替の変動、競合他社の台頭、技術の衰退、協力企業の欠乏(不足)などの政治・経済系

・人材過多、人材不足、有能な人材の流出、社員の士気低下、人権侵害、雇用差別、不法就労、セクハラ、パワハラ、モラハラ、労使紛争、ストライキなどの人事・労務系

・感染症、伝染病、労働災害、過労、ストレス、メンタルヘルスなどの労働安全衛生系

これらを含め、考え得るリスクは極力多く絞り出せるのが望ましいです。そのうえで発生する頻度や、実際に起きた時にどの程度の損失を被るかといった観点での分析が必要とされます。その内容を踏まえて、限られたリソースのなかでどう対処すべきか策を講じるのがまさにBCP対策の肝です。
起点となる非常に大事なプロセスのため、事細かく取り組むようにしましょう。

優先業務の決定、必要資源の調査

前述したリスクを整理したうえで、次は優先順位を決める必要があります。
先の分析を基に、総合的に判断するようにしましょう。
また、複数の事業を抱えている場合も、先に注力すべきことの判断は非常に大事です。選択次第では売り上げや利益に大きなショックを与える可能性もあります。
顧客数や市場におけるシェア状況を正しく把握したうえで、優先度は慎重に見極めましょう。

さらには、事業継続に必要な資源の調査も不可欠です。
有事に際して打つ手がない状況は免れるよう、人材確保、資金繰り、その他復旧のための情報収集などはあらかじめ方針を定めておく必要があります。

具体的な施策、戦略の検討

リスクを洗い出し、業務すべてに対しての優先順位や方針が定まったところで、具体的な施策、戦略の検討フェーズに突入です。
たとえば、通常業務を取り巻く仕組みに対して代替可能なツールの導入、システムの構築など、この時点で議論していくことになります。
代替手段(あるいは施設)の準備だけでなく、拠点の複数化、アウトソーシング、他社との業務提携や経営統合、テレワーク……等々、代表的なBCP対策が次々と議題にのぼると思われます。その際、たとえば他所が取り入れているという理由だけで採用するのはいささか短絡的です。自社の置かれている状況を踏まえ、費用面や汎用性の高さといった評価軸を設けつつ、客観的に精査していくようにしましょう。

BCPの策定、文書化

戦略が決まれば、いよいよBCPの策定、そして文書化です。
「どのタイミングで実行に移すのか」「被害レベルの基準をどう定めるのか」
こうした細かな約束事を社内で共有するようにします。
実際に動くこととなった場合、チーム体制(リーダー、マネージャーの選定)や作業分担も明確にしておかなければなりません。
復旧専門のチーム、財務管理中心のチーム、他社からの問い合わせ・窓口担当のチーム、通信手段を司るチームといった具合にさまざまな編成で業務の最適化を図るようにします。

上記の内容を含む一連の流れ、すなわち策定にまで至った必要事項(各プロセスの要点)すべてを文書化し、ひとまずマニュアルは完成です。

BCP対策をクラウドで行う理由、メリット

BCP対策とは?事例、マニュアルの紹介からクラウド導入のメリットまで解説
ITシステムの普及はもはや当たり前。その現代において、効果的なBCP対策の筆頭格に挙げられるのがクラウドの導入です。
人気の理由はいたってシンプルだと考えます。高度なセキュリティやコスト削減、生産性の向上といった魅力的なメリットが多いからでしょう。それらは、ダイレクトにBCP対策に直結します。企業がこぞって活用するのも納得です。

クラウド導入がいかに有益であるかは、以下のポイントをチェックしてみてください。

工事不要で費用を抑えられる!

BCP対策が必要だと感じながらも、費用面で断念している企業は決して珍しくありません。
そうしたなか、大概のクラウドサービスは、低コストで導入可能です。
設備投資などに掛かる初期費用が一切発生しないものも多く、月額料金に関しても再工事分や保守点検の費用を抑えられるため、コスト削減が期待できます。

データ消失を回避できる!

クラウドの大きなメリットとして、堅牢なデータセンター(データの保管先)を挙げないわけにはいきません。地震だけでなく火災や停電にも強い構造で、その高い安全性はまさしくBCP対策にうってつけです。
また、自社にサーバーを置かずに済むことで、規模の大きな災厄に見舞われた場合の被害も分散できます。
結果、BCP対策にクラウドサービス(システム、ツール)を用いることで、データ消失の回避だけでなく、業務システムのスムーズな復旧にもつなげられるというわけです。

社外で仕事が行える!

インターネット環境さえあれば、クラウドサービスを活用することで、場所を選ばず仕事ができます。すなわち、リモートワークが可能です。もちろん、業務に支障をきたすことなく行えます。
非常事態は、いつ何時、どこで起きるか予測できないものです。だからこそいつでもどこでも働けるようBCP 対策が求められます。
そこで一役買うのがたとえばクラウドPBXです。電話業務の環境を簡単に用意できるその特長は、重用せざるを得ないものだと考えます。

世の中の動きとしてニューノーマルな働き方が浸透するなか、社外で仕事ができる環境づくり、体制整備は、今やどの企業も無視することはできません。
したがって、クラウドサービスの導入は、もはやビジネスシーンにて必須といえるかもしれません。

BCP対策にもおすすめ!クラウドPBXなら『クラコールPBX』

自然災害をはじめとした非常事態、緊急事態下では従業員が出社できないだけでなく、通信手段も遮断される可能性があります。そうした事態に備えBCP対策を行うわけですが、やはりクラウドPBXは優先的に取り入れたいシステムです。従業員のスマートフォンの内線化を可能にしてくれるため、電話業務にて大いに利便性を発揮します。

そうしたなかおすすめしたいのが、弊社サービス『クラコールPBX』です。

割り当てられる電話番号は個別の固定電話に限らず、部署または代表番号での発着信も選択できます。
全ての内線通話、内線転送に加え、着信専用、内線専用、発信専用、国際発信制限といった設定も可能です。
また、従業員別の発着信履歴や通話録音のチェック機能も搭載。一部オプションサービスとはいえ、非常に充実しています。
さらに、勤務時間外は従業員のスマートフォンの着信を時間外ガイダンスや留守番電話サービスなどに切り替えられるため、プライベートとビジネスの切り分けも可能です。

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よろしければ、ぜひお試しください。

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BCP対策における課題と解決方法

BCP対策とは?事例、マニュアルの紹介からクラウド導入のメリットまで解説

BCP対策は重要とはいえ、どの企業もすんなり取り組めているわけではありません。
その背景にはいくつもの課題が存在します。
なかでももっとも多いケースがノウハウ不足です。
インフラ構築などテクニカルな要素が必須である場合、経験やスキルが欠乏している組織では、なかなかどうして対策を講じるにも踏み切れないことがほとんどでしょう。
想定しなければならないケースは無数にあります。人材確保もどの程度必要なのか定かでなければ動けません。時間や費用についても相場に対して検討さえつかない状態では、無理に推進したところでリスクがつきまとうだけです。

と、そうはいってもやはり、BCP対策を疎かにするわけにはいきません。
では、どのように着手し、運用すればいいのでしょうか。

まずは基礎固めとして全体の流れを把握することです。
そのためには情報収集が欠かせません。
他社の例や信頼性の高いソース、とりわけ政府や企業が公開しているBCP対策のガイドラインなどを参考にしてみてください。
もちろん、拙稿で取り上げたマニュアルの作成、手順に関する記述を参考にしていただいても構いません。

ただし、そうやっていざ着手した際、ある程度セオリーをインプットできたとしても、おそらく躓く場面は出てくるでしょう。
ですから、慣れないうちは、継続して省庁の情報はじめ信頼に足る事例を真似て学びつつ、テストを重ね、徐々にスキル・ノウハウを蓄積するようにしましょう。
避難訓練や期間を決めてクラウドサービス(クラウドPBX)を利用するなど、随所で実践的な試みを取り入れるのもおすすめです。
試行錯誤の段階で築き上げた戦略が、いずれ確固たる施策として定着するように、コツコツと地道に、改善を意識して運用することが大切だと考えます。

正しい理解と柔軟な思考で精度の高いBCP対策を実行しよう!

BCP対策とは?事例、マニュアルの紹介からクラウド導入のメリットまで解説

冒頭から一貫してお伝えしている通り、BCP対策は確実に行わなければなりません。
その際、基本概要、取り組むうえでの意識、事例から浮かび上がる教訓、マニュアル設計、策定手順……等々、網羅的な理解がまず必要です。加えて、クラウドPBXに代表されるようなツールやシステムの適切な導入、さらにはケースバイケースで判断できる柔軟な思考も求められます。
これらを踏まえ、思いもよらない変化にも耐え得る精度の高いBCP対策を実行してください。

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