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PBXとは簡単にいえば電話回線の交換機のことです。一般的なオフィスで利用されている内線や外線は、その多くがPBXでしょう。また、電話をたくさん利用するコールセンターなどでも、PBXが有効活用されています。
旧来のPBXはオフィス内に専用の機器を設置して利用するものでしたが、最近はインターネット環境があればすぐに使えるクラウドPBXを導入する企業が増加傾向です。どんな機能やメリットがあるのか、気になるところでしょう。
そこで今回は、クラウドPBXのメリットやこれまでの電話との違いなどについて詳しく解説します。
PBXは電話回線の交換機を設置し、専用の電話回線を敷設することで内線や外線の利用を実現する仕組みです。電話回線の交換機は、PBXの各種機能を搭載した「パッケージ」と、それを格納する「筐体」のワンセットで構成されています。
パッケージの中には電話回線を切り替えるCPU以外に、ナンバーディスプレイなどの追加機能を各企業のニーズに合わせて搭載することが一般的です。一方、筐体に関しても接続回線の数や規模に応じて、適正なものを選ぶ必要があります。
PBXを介して接続できる電話機には専用の番号がアサインされるため、内線や外線として利用が可能です。パッケージの内線機能の設定を行うことで、内線番号を割り振っています。また、外線の着信優先順位なども「外装」と呼ばれるパッケージを設定することによって実現しているのです。
PBXの各種機能は、パッケージ内のデータを各企業のニーズに合わせて設定することで、使いやすくカスタマイズされています。この拡張性のよさが、多くの企業でPBXが利用されている理由のひとつといえるでしょう。
なお、PBX最大の特徴である無料内線は、同じ回線を使って通話することで通信料金の発生を抑えられるというメリットがあります。複数の拠点を持つ企業においても、同一の専用回線を使えば、無料で内線が利用できます。
PBXの種類には、従来型のPBXとIP-PBX、クラウドPBXの3つがあります。それぞれの特徴を解説します。
従来型のPBXとは、冒頭でも紹介した電話回線の交換機をオフィス内に設置するタイプのPBXです。「主装置」と呼ばれる電話回線の小型交換機を介した電話線に電気信号を流すことで、電話機同士の通信を可能にしています。
従来型のPBXは1890年頃に登場した「手動交換機」がルーツとされており、非常に長い歴史を経て、オフィス内に主装置を置くスタイルが確立されました。ただし、拠点間での内線通話を実現するためには、それぞれのオフィス内に主装置を設置しなくてはなりません。逆にいえば、専用の電話回線がない場所では内線が使えないということです。
オフィス内に主装置を設置する場合は、専門の業者に工事を依頼する必要があります。そのため、従来型のPBXは導入費用が高く、導入までに時間がかかる点がデメリットだといえるでしょう。
クラウドPBXとはインターネット（クラウド）上のソフトウェアでPBXの機能を実現するタイプのPBXです。そのため、従来型のPBXのようにオフィス内に主装置を設置する必要がありません。
クラウドPBXはインターネットを介した通信を行えるだけでなく、アナログ回線を介した通話も音声をデジタル化することで実現します。そのため、電話機だけでなく、スマートフォンやパソコンなどを使った通話も可能です。
クラウドPBXを導入する際には、ネット回線と専用ソフトのインストール程度しか必要ないため導入が簡単で、さらに初期費用やランニングコストも安価な点が魅力となっています。また、拡張性が広く、電話以外にもWeb会議や自動音声といった、さまざまなサービスを追加できる点も大きな特徴です。
クラウドPBXについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事もあわせて読んでみてください。
クラウドPBXとは？オンプレミス型との違い、役割、注意点など解説
IP-PBXもクラウドPBXと同様、インターネットを介したタイプのPBXになります。厳密には「TCP/IPネットワーク」を利用した、いわゆる「IP電話」を活用することで内線や外線の通話を可能にしたサービスです。従来型のPBXとの最大の違いは、インターネットとつながる点になります。
IP-PBXは従来型のPBXのような交換機をオフィス内に設置するものと、パソコンに専用ソフトをインストールして利用する2つの方法から選択可能です。ただし、従来型のPBXのように専用の電話回線を敷設する必要はありません。
IP-PBXはオフィス内にLANケーブルを敷設して設定を行うため、移転した際でも内線番号を変更する必要がないのがメリットです。また、従来型のPBXに比べ初期費用も安く抑えられます。
一方、クラウドPBXとIP-PBXの違いについては、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。
「どちらか迷っている方は必見/IP PBXとクラウドPBXの違いとは？」
PBXとよく似た機能を持つビジネスフォン。どちらも内線同士の無料通話や外線の着信効率化といった機能が利用できるソリューションです。ただし、PBXはビジネスフォンで実現できる機能をほとんどすべて利用できますが、ビジネスフォンには使えない機能がたくさんあります。
例えば、PBXでは別フロアや別拠点にある電話機を内線として利用できますが、ビジネスフォンは同じオフィス内の電話機同士でしか内線通話ができません。また、ビジネスフォンで利用できるのは通常の電話機と携帯電話だけですが、PBXはスマホやパソコンなども電話機として利用できます。さらに、クラウドPBXであれば海外拠点との内線通話も無料で行えますが、ビジネスフォンの場合は単なる国際電話になってしまうため、利用料金が高額になる可能性が高いでしょう。
しかし、ビジネスフォンにも一般的なオフィスの内線・外線に必要な機能は一通り揃っており、何より利用料金が安い点がメリットです。そのため、毎月の内線・外線のランニングコストを極力安く抑えたいという企業に向いているサービスといえるでしょう。
とはいえ、近年は価格面においてもクラウドPBXがビジネスフォンを追い抜く勢いであるため、トータルメリットで考えればPBXを導入するのがおすすめです。
クラウドPBXにはたくさんのメリットがありますが、その中でも代表的なものを3つ紹介します。
クラウドPBXは基本的にクラウドベースのソリューションであるため、従来型のPBXのような主装置の設置は必要ありません。導入時の工事も必要なく、安価でスピーディーに利用できる点がメリットです。そのため、小規模のオフィスでも簡単に導入できます。
さらに、クラウドPBXは毎月の利用料金や初期費用が必要ですが、従来型のPBXやIP-PBXに比べ安価な点が特徴です。毎月利用料金が発生するため「長期的に見るとコストが高くなるのでは……」と思われる方もいらっしゃいますが、その心配はありません。
毎月のコストが安価なことに加え、クラウドPBXは常にバージョンアップされ最新のセキュリティや機能が追加されますので、メンテナンスや機材交換なども不要です。したがって、長期的に見れば、クラウドPBXのほうがむしろ割安になる場合が多いでしょう。
クラウドPBXはインターネット環境さえあれば、どれだけ離れた場所であっても、複数の拠点間で利用できます。そのため、テレワークなどで在宅勤務のスタッフが多い会社でも、電話対応やコールセンター業務などを問題なく実施することができるのです。
さらに、内線通話は海外の拠点と話す場合も無料のため、グローバル展開している企業は大幅なコストカットにもつながります。また、オフィスの引っ越しや拠点が増えた場合でも、番号の増減や設定変更が簡単に行える点もメリットです。
このように事業内容や規模に応じて臨機応変に対応できる点は、クラウドPBXならではの魅力といえます。働き方改革を実現し生産性を上げたい企業にとって、クラウドPBXは必要不可欠なソリューションなのです。
クラウドPBXはクラウドベースのソフトウェアであるため、さまざまな機能拡張ができる点が特徴となっています。業務内容や解決したい課題に応じて、最適な機能を追加できますので、単なる内線・外線通話機能に留まらず幅広い用途で活用できる点がメリットです。
例えば、パソコン上で電話機能が使える「ソフトフォン」やWeb会議システム、コールセンターなどで活躍する自動音声ナビ、通話録音機能、スタッフの稼働状況をモニタリングする機能などが挙げられます。
従来型のPBXやIP-PBXは、主に内線・外線といった機能がメインでした。しかし、クラウドPBXであれば、内線・外線機能に留まらない、さまざまな機能を活用できますので、より多くの導入メリットがあるわけです。
クラウドPBXには以下のようなデメリットもあります。導入を検討されている方は、必ず確認しておきましょう。
インターネット回線を介して通話を行うクラウドPBXのデメリットのひとつが、回線状況によって音質が悪くなったり、途切れたりすることがある点です。オフィスのWi-Fiが弱い場合は、特に要注意といえるでしょう。
そのため、クラウドPBXを導入する際には、オフィスのインターネット環境が適切かどうか確認する必要があります。場合によっては、Wi-Fi環境の改善や専用回線を敷くといった対処も必要でしょう。
一方、クラウドPBXの提供ベンダーによっても、音質が若干異なります。どうしても気になる方は、音質重視のクラウドPBXを提供しているベンダーを利用するのがおすすめです。とはいえ、最近のクラウドPBXは技術が進歩した影響もあり、どのベンダーにおいても「ひどい音質だ……」というクオリティのものはありませんので、その点はご安心ください。
クラウドPBXの導入時に以前使用していた電話番号を使いたい場合は、番号ポータビリティを利用して引き継ぐ必要があります。ただし、一定の条件において番号ポータビリティができないケースもあるため注意が必要です。
<番号ポータビリティできるケース>
・0120、0800などの着信課金番号
<番号ポータビリティできないケース>
・固定電話番号
・IP電話のみに対応した電話番号
一方、クラウドPBXでは、「110（警察署）」や「119（消防署）」、「117（時報）」、「177（天気予報）」をはじめ「0570」への発信もできません。とはいえ、これらの電話番号にオフィスから連絡するケースは非常に少ないため、大きな問題にはならないでしょう。
クラウドPBXのメリットやデメリットについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事もあわせて読んでみてください。
クラウドPBXのメリットとデメリット～失敗しないための解説～
クラウドPBXはスマホが使える点が大きな特徴です。また、企業側が貸与したものだけでなく、従業員のプライベートスマホも利用できるため、活用シーンが広がります。
クラウドPBXが接続可能な端末は、
・スマートフォンアプリ
・SIP電話機
・ソフトフォン
の3種類です。
●スマートフォンアプリ
先ほども紹介した通り、クラウドPBXではスマホが利用できる点も大きな特徴です。スマホに専用のアプリをインストールすることで、内線として利用できます。内線や外線、転送をはじめ、代表電話の受発信も可能です。
基本的にスマホさえ持っていれば、スタッフが社内外のどこにいても内線連絡できますので、コミュニケーションも取りやすくなるでしょう。また、社員のプライベートスマホを内線として活用するBYOD（Bring Your Own Device）も可能なため、スマホの購入が不要となりコストカットにつながります。さらに、スマホ内にほかのアプリをインストールすることで、さまざまな機能拡張ができる点も見逃せません。
●SIP電話機
SIP電話機であれば従来のビジネスフォンのように、クラウドPBXの導入後もオフィス内に電話機が設置できます。「オフィス内の電話は、やはり電話機を置きたい」というニーズがある場合は、SIP電話機の利用がおすすめです。もちろん、PBXの一通りの機能が利用できます。
●ソフトフォン
ソフトフォンとは、パソコンやタブレットなどにアプリをインストールして電話の機能が使えるようになるサービスです。パソコンで仕事をしながら、そのまま内線や外線に対応できるため、コールセンター業務などに最適といえるでしょう。パソコンにマイク付きのインカムを挿入して使用することで、顧客情報や問い合わせ履歴などを確認しながら、顧客対応が行えるため非常に便利です。
クラウドPBXサービス「クラコール PBX」を実際に導入した企業の事例を参考に、どのようなことが可能になるのか確認してみましょう。
「株式会社キープサーチ」様はクラコールPBXを導入したことで、オフィスと在宅スタッフのコミュニケーション円滑化が実現しました。かねてより社内のクラウド化を進めたかった同社にとって、導入がスムーズかつ安価だったクラコールPBXは、最適のソリューションだったのです。
クラコールPBXでは、同社がある大阪の市外局番「06」番号を使って受発信できる点も大きな魅力。名刺やメールの署名欄に「06」の電話番号を記載したことで、顧客からの問い合わせ件数が増えたことも大きなメリットでした。
また、通話録音や着信時に顧客の情報が見られる機能など、コールセンターに特化した便利機能や、スタッフの利用ログが一括管理できる機能のおかげで生産性が大きく向上しました。
物流サービスを提供する「大阪センコー運輸株式会社」様は、新たな出張所の構築が必要となり、2週間で電話を敷かなくてはならないというタスクが発生しましたが、クラコールPBXの導入で実現しました。しかも、同出張所は1年限定ということで、通常の電話回線の敷設だと費用対効果として微妙な状況だったのですが、柔軟に内線の数を調整できるクラウドPBXの特性を生かし課題をクリア。
また、UIが非常に使いやすく、導入後もスタッフがすぐに有効活用できたことに加え、6ユーザー以降のユーザーに関しては基本料金がかからないことも魅力でした。スタッフや出張所が増えた際に課題となる毎月の電話料金を安くできた点は、クラコールPBXを導入した大きなメリットだったそうです。
Webサイトの制作などを手掛ける「株式会社ヨドック」様は、なにわ淀川花火大会イベントにおけるチケットセンターのお問い合わせ窓口を作るタイミングで、クラウドPBXの導入を決めました。イレギュラーな業務だったため、導入コストが高くなるソリューションの選択肢はありませんでした。
クラコールPBXが導入された決め手は、回線の増減がフレキシブルに設定できるため費用対効果が非常に高い点が同社にとって大きなメリットだったとのこと。花火大会のチケット販売期間は6～8月という短い期間だったため、ピンポイントに回線を増やせるのは大きな魅力だったそうです。さらに、自動音声による対応も可能なため、顧客満足度を上げることにも成功しました。
このほかにもクラコールPBXの導入事例はたくさんあります。詳しく知りたい方は、「導入事例・実績」からご確認ください。
クラウドPBXのメリットは、
・導入・ランニングコストが安い
・場所を選ばずに使用できる
・豊富な機能と拡張性
の3点に加え、スマートフォンを有効活用できる点などが挙げられます。
導入が早く、かつコストも安く済むだけでなく、無料内線がどこでも利用できる点からも、クラウドPBXは働き方改革を実現する非常に有効な手段といえるでしょう。回線数の増減もフレキシブルに行えますので、中小企業から大企業まで、規模を選ばず利用できる点も大きな魅力です。
また、テレワークによる在宅勤務においても、クラウドPBXを有効活用することで高い生産性を維持したまま業務を推進できます。本記事でクラウドPBXに興味が湧いた方は、導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
最後に文中でも触れた、クラコールPBXをご紹介します。
クラコールPBXはオンライン上の簡単設定で開通まで最短3日という、便利で低コストのクラウドPBXです。スタッフのスマートフォンが、ビジネスフォンに早変わりします。
初期費用は無料で、サービス基本料は月額980円/1ユーザーです。さらに、6ユーザー以降は、なんとサービス基本料金が無料。もちろん、1ユーザーからもご利用が可能です。
また、以下のようなビジネスに必要な便利機能も充実しています。
・スマホから固定電話番号の発着信が可能
・管理が便利になる「カスタマーコントロール画面」
・顧客満足度を上げる「自動音声アナウンス」や「留守番電話サービス」
・トラブル対応に大活躍の「通話録音」
など
御社の事業規模や目的に合わせて、最適な機能を選択できますので、まずはお気軽にご相談ください。
※クラコールPBXは法人、個人事業主向けサービスです。個人での契約はできません。
※本文中の価格は全て税抜価格となります。
これからのビジネスに最適なクラウドPBX。クラコールPBXなら1回線から導入でき、月額基本料金980円から。大規模ビジネスでご利用いただいても最大基本料4,900円。お問い合わせ、ご相談はこちらまでお気軽にどうぞ。
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