電話・通信のお悩み事例解決

クラウドPBXのメリット・デメリット

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電話・通信のお悩み事例解決

クラウドPBXのメリット・デメリット

※本ページ内の表示価格は全て税抜価格です。別途消費税がかかります。
※ユニバーサルサービス料が電話番号ごとに発生します。

クラウドPBXのメリット・デメリット

  1. PBXは何故必要なのか?
  2. PBXの種類
    1. オンプレミス型PBX
    2. IP-PBX
    3. クラウドPBX
  3. クラウドPBXの特徴
    1. クラウドPBXは実機が不要
    2. スマートホンがビジネスフォンに!
    3. 導入しやすさ
  4. クラウドPBXのメリット11選
    1. 初期投資を抑えることが出来る
      1. ★オンプレミス型PBXとクラウドPBX初期投資額まとめ
    2. 離れた複数の拠点を簡単に内線接続することが出来る
    3. 電話機の増設、オフィスの席替え、引っ越しに強い
    4. 保守点検、設備メンテナンスのコストを削減出来る
    5. 状況に応じて臨機応変にルーティングを変更出来る、設定変更が行いやすい
    6. オフィスの外でもスマホで03番号を発着信
    7. テレワーク、在宅ワークの電話業務の課題を解決出来る
      1. クラウドPBXを用いた場合、これらの課題を全て解決する事が出来ます。
    8. 小規模から大規模まで幅広く対応
    9. BYODの導入、働き方改革の推進に
      1. テレワークにも外出時にもお勧め
      2. 通話料金が明確
      3. 機能を活用
      4. 通話記録や自動録音も簡単に
    10. BCP対策としても効果的
    11. 通話履歴の蓄積、コールトラッキングが可能
  5. クラウドPBXのデメリット
      1. 費用が月額制
      2. 既存電話番号の引き継ぎは出来ない場合がある
      3. ナースコール、構内放送、構内PHSなどの物理設備との連携が難しい
      4. 通話品質が利用場所のインターネット環境に依存
      5. 発信規制による通信不可(110,119等)
      6. FAX接続に手間がかかる

クラウド(クラウド・コンピューティング)とは、インターネットなどのネットワーク経由でユーザーにサービスを提供する形態のことです。

【初心者入門編】クラウドとは?まず押さえたいメリット・デメリットより引用
クラウド(cloud)は「雲」と言う意味ですが、なぜ「クラウド」と呼ばれる様になったのかは、定説があるわけではありません。
以前からネットワーク図を雲で表記したり、ソフトやデータ等の保存場所(サーバーの物理的な設置場所)を意識することなく、
「雲の中に隠れたコンピューターから提供されるサービスを利用する」というイメージからなどと言われています。
PBXとは、いわゆるビジネスフォンの機能を使うための根幹、主装置(構内電話交換機)の事です。

PBXは何故必要なのか?

PBXは何故必要なのか?

ビジネスフォンには1つの代表番号を複数の電話機で使用したり、キー操作で別の電話機にその場で転送を行ったり、定時に時間外アナウンスに切り替わるようにするなど、様々な機能を実現することが出来ます。
また、PBXに繋がれた電話機同士をそれぞれを内線接続することで通話コストを抑える効果もあります。

【ポイント: ビジネスフォンは企業が電話業務を行う上で必要な機能が備わっているためPBXは、必要不可欠な設備となっています。】

PBXの種類

PBXには大きく分けてオンプレミス型PBX(レガシーPBX・アナログ回線)、IP-PBX(デジタルPBX、UnPBXなどのデジタル回線)、そしてクラウドPBX(クラウド型電話サービス)の3種が存在します。

オンプレミス型PBX

オンプレミス型PBX

IP-PBX

IP-PBX

クラウドPBX

クラウドPBX

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXは実機が不要

クラウドPBXは実機が不要
従来のPBX、オンプレミス型PBXとの最大の違いはその名前の通り、PBXの機能がインターネットのサーバー上(クラウド)にある事で、PBX本体(主装置)を構内に設置する必要はありません。
電話機はPBXの機能をインターネット接続経由で利用することができるため、回線についても同じくインターネット経由で利用できるIP電話回線を主に使用しています。

スマートホンがビジネスフォンに!

クラウドPBXの利用方法は各社サービスにより異なりますが、基本的にはクラウド上で発行した設定情報をIP電話機本体やSIPアプリに設定し、電話機をインターネット接続する事で利用出来ます。

スマートホンがビジネスフォンに!

導入しやすさ

従来のPBXと比較して、短期間・低コストで導入しやすく、それでいて機能はほとんどそのままのものを有しています。

主な特徴は上記の3つですが、次項ではその特徴による具体的なメリットとデメリットをご紹介します。

クラウドPBXのメリット11選

初期投資を抑えることが出来る

初期投資を抑えることが出来る

ビジネスフォン、オンプレミス型PBX主装置を導入する場合、PBX本体の購入と設置工事、ビジネスホン数台を合わせると数十万円以上の費用が発生します。
購入ではなくリース契約、レンタルによる導入も可能ですが、その他にも別途、設置のための工事費用が必要になります。
このため従来のオンプレミス型PBXの初期導入費用は大きなコストになります。

これに対してクラウドPBXの場合PBX本体が必要ありません。
PBXの機能をクラウド上に用意しインターネット経由で提供されるサービスであるためです。
一般的なクラウドPBXサービスの導入には契約時に初期費用が発生しますが、オンプレミスPBX導入のコストに比べて安価となっており非常に導入しやすいものとなっています。

★オンプレミス型PBXとクラウドPBX初期投資額まとめ

*オンプレミス型の導入費用
  PBX本体 & ビジネスフォンの購入費用 + 工事費用

*クラウドPBXの導入費用
  サービス契約料 + IP電話機購入費用

クラウドPBXサービスによる差はもちろんありますが、弊社のサービス「clocall PBX」の場合は、初期費用無料なので、条件によっては業界最安でご利用頂けます。
このように導入費用はオンプレミス型PBXよりもクラウドPBXの方が低く抑えられるメリットがあります。

離れた複数の拠点を簡単に内線接続することが出来る

離れた複数の拠点を簡単に内線接続することが出来る
離れている事業所同士を内線化する事が出来ると、A拠点で受けた電話を転送料金が発生すること無くB拠点へ転送する…といった事が可能になります。
通常離れた拠点への転送は外線転送となるので都度通話料金が追加で発生しますが、拠点同士が内線接続されていればその費用は発生しなくなります。
また、価格面だけでなく利便性も高く、A拠点とB拠点とで同じ外線番号を使用して発着信を行う事も出来ます。

例としてA拠点を地方のコールセンター、B拠点を都内のオフィス、とするとコールセンターで受けた電話を取り次いで技術担当者に繋ぐ…という事が無駄なく行えます。
拠点間内線は場所に関係なく電話業務を連携させる事が出来るため非常に利便性が高いのですが、これをクラウドPBXはコストを抑えて実現することが出来ます。

従来のオンプレミス型PBXでは基本的に機器が設置されている1拠点内でしか内線が利用できませんが、高性能なIP-PBXやIPネットワーク構築によって離れた拠点同士を内線接続する事も出来ます。
しかしこれには複数拠点にPBXを設置する必要があるなど、クラウドPBXよりも非常に手間とコスト面がかかります。

クラウドPBXは「PBXがクラウド上にある」、「電話機に設定情報を入力してあればインターネットが使える場所でどこでも使える」の仕様により、特別な構成にする事無くデフォルトで拠点間内線が利用可能です。

電話機の増設、オフィスの席替え、引っ越しに強い

電話機の増設、オフィスの席替え、引っ越しに強い

オンプレミス型PBXの場合、電話機の増設や席替えには業者への設定依頼、場合によっては再配線工事が必要になります。
引っ越しに関しましては移転先でも工事が必須となり、導入時と同様に大きなコストが発生してしまいます。
また、オンプレミス型には本体に接続可能な電話機台数の限界があるため、電話機の増設規模によっては主装置の入れ替えが必要となる場合もあります。
これらのオンプレミス型PBXが移動・増設に手間と費用がかかる事は、PBX実機、ハードウェアが必要である事に起因します。

クラウドPBXは前述のようにPBX本体を必要せず、増設、オフィスの席替え、引っ越しに対して非常に対応しやすく、コストを抑えることが出来ます。
増設の場合、以降の設定変更については管理ソフト等が付与されているサービスであれば自ら電話回線の増減設定をする事も可能です。
一度設定された電話機を移動させても、移動先でインターネットに接続すれば移動前と同じように利用する事が出来ます。
例として、パソコンを移動させても移動先で同じように使用したり、サブスクリプションサービスを利用できるのと同じような利便性を持っています。
これらの特徴により、クラウドPBXは引っ越しや席替えだけでなく、そもそもの移動や増減自体に対して非常に強いサービスとなっています。

また、コスト面だけでなく移設増設完了までの期間に関しても大きなメリットがあります。
設定完了している電話機とインターネット環境があればすぐに利用できるため、時間をかけること無く移設増設を行うことが可能です。

スタートアップ企業のように事業所を移す可能性が十分に考えられる場合や、一時的な拠点の開設が定期的にある場合などは、クラウドPBXが特におすすめです。

保守点検、設備メンテナンスのコストを削減出来る

保守点検、設備メンテナンスのコストを削減出来る

オンプレミス型の場合、一般的にPBX導入時に保守契約を結ぶ事になります。
PBXは長期的に使用し続ける精密機器であり、いつ不具合や故障が発生するかわかりません。
保守契約は義務ではないのですが、問題を未然に防ぐためのPBXの定期的な点検や機材トラブル発生時のサポートなど、安全面やセキュリティー面のために必要とされています。

クラウドPBXはインターネット経由で提供されるサービスで実機を伴わないため、PBXのメンテナンスや点検の費用はありません。
メンテナンス、アップデート等は自動で行われるため、常に最新のバージョンで利用する事が出来ます。

サービスによっては保守費用は無料なので運用コストにおいても優位性、メリットがあります。

状況に応じて臨機応変にルーティングを変更出来る、設定変更が行いやすい

状況に応じて臨機応変にルーティングを変更出来る、設定変更が行いやすい
代表番号の着信先をA部署とし一定時間反応がなかった場合に全ての電話機に着信させるといった1拠点内におけるルーティングはもちろん、複数拠点間に対しても内線転送のみで行うことが出来ます。
例えば、東京の拠点ですべての電話機が通話中になった場合、大阪の拠点に自動で転送しそちらで応答する、という事も可能です。
その他にも営業時間外に着信があった場合は音声アナウンスへ転送や、自動音声ガイダンス(IVR)へ接続し、操作内容ごとに各部署や担当者に転送する、といった事が可能です。

これらの内容はオンプレミスPBXでも機種や環境によっては可能ですが、クラウドPBXではルーティングの設定をすぐに変更することが出来る点が大きなメリットと言えます。
設定変更の方法はサービスによって多少異なる事と思いますが、管理ソフトや管理コンソールを何かしらの形で提供されていれば、その中で設定変更が可能です。
これにより、突発的な場面であったり、勤務シフトに応じてルーティング変更を都度行うといった事が可能となっています。

オフィスの外でもスマホで03番号を発着信

オフィスの外でもスマホで03番号を発着信

03だけに限定されるものではありませんが、SIPアプリを用いることでスマートフォンでもクラウドPBXを利用する事が出来ます。
このため、スマートフォンから会社の代表番号への着信を受けたり、また代表番号で発信するという事が行なえます。
また、このアプリを用いてスマホで扱えるようになる電話番号と、080や090などのスマホ固有の電話番号と同時に保有し扱うことが出来ます。
この特徴によってクラウドPBXは様々な場面で利便性を発揮します。

外出中、社外にいる状況であっても社内にいる時と同じように電話業務を行うことが出来るため、例えば外回り中であったり事業所に常駐できないような業務内容であっても問題なくスマートフォンで直接応答する事が出来ます。

代表番号をスマホで扱う事については、着信に関しましては転送サービスなどを用いることで近い事は可能です。
しかし、その場合着信通話中も常に転送通話料金が発生する事、着信時に相手の電話番号が表示されない事、着信は出来るが発信は出来ない、通常の転送では1箇所にしか転送できないので同時に複数台反応させる事が出来ない、などの問題点があります。
特にBtoCビジネスにおいて代表番号などの市外局番で折返し発信が行えない事によって顧客が電話に出てくれる率が低下する可能性があります。
080や090の見知らぬ番号からの着信はあえて出ない、というケースがあるためです。
クラウドPBXはこれらを全て解決し、まさしく会社の電話機をそのまま外に持ち出しているような感覚でスマートフォンから電話業務を行う事が出来るメリットがあります。

テレワーク、在宅ワークの電話業務の課題を解決出来る

テレワーク、在宅ワークの電話業務の課題を解決出来る
テレワーク、在宅ワークにおける電話業務の課題として「在宅の状況で会社にかかってくる電話にどのように応答するか」と「離れた場所にいるその他の従業員への電話取次ぎをどのように行うか」が挙げられます。
通常の転送を用いる方法で対処する方法が手軽ですが、この場合は着信応答は可能ですが保留転送が行えないと取次業務が行えません。
また、通話中に常に転送通話料金が発生するため1ヶ月単位等で見た場合、転送通話料金が高額に成り得るので注意が必要です。

クラウドPBXを用いた場合、これらの課題を全て解決する事が出来ます。

クラウドPBXを用いた場合、これらの課題を全て解決する事が出来ます。

クラウドPBXはスマートフォンの他、SIP電話機、PCソフトフォンでも使うことが可能で、それら全てをビジネスフォンと同じように扱う事が出来ます。
スマートフォンに関しましては前述の通り、アプリケーションをインストールすることで場所に関係なく会社の電話番号での発着信が行えるようになります。
これのパソコンソフト版、PCソフトフォンを導入することパソコンから発着信を行うことも可能です。(この場合、パソコンにインカムマイク等の音声機器を接続する必要があります。)
その他にも社内で使っているSIP電話機(SIPフォン)を自宅に持ち帰りインターネット接続するという方法もあります。
クラウドPBXは電話機(もしくはアプリやソフト)に設定が行われていれば場所に関係なく、インターネット環境さえあれば利用できるためこういった方法も可能です。
また、これらは比較的すぐに行う事が出来るため、有事の際など急にテレワーク業務が必要になった場合の対策として有効です。

小規模から大規模まで幅広く対応

小規模から大規模まで幅広く対応
クラウドPBXは1回線だけの利用から数千回線の利用も可能です。(利用可能な最小規模、最大規模はご利用サービスによって異なります)
個人事業主から大規模コールセンターまで、ニーズに合わせて幅広い使い方が可能です。

クラウドPBXは基本的には電話機とそれに合わせたインターネット環境があれば、内線番号や外線番号の増減を工事等を必要とせずに行なう事が出来ます。
単純な従業員の増減だけでなく、一時的に電話担当者を大幅増加させ翌月には戻すといったケースなど、クラウドPBXは臨機応変に対応する事が出来ます。
また、コストに関しましても利用する台数に応じて増減するため、最小限のコストで無駄なく運用することが出来ます。

BYODの導入、働き方改革の推進に

BYODの導入、働き方改革の推進に

テレワークにも外出時にもお勧め

BYODとはBring Your Own Deviceの略で、従業員が個人保有の携帯用機器、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどのデバイスを職場に持ち込み、それを業務に使用する仕組みの事です。
クラウドPBXを導入することで、これまで卓上のビジネスフォンで行ってきた電話業務を個人のスマートフォンで全て行うことが可能になります。

通話料金が明確

外出中であっても電話業務を行えるだけでなく、個人の080や090番号と別にクラウドPBXの電話番号を扱えるため、業務において個人の電話番号を使用する必要が無くなります。
例として03番号をクラウドPBXの番号とした場合、03番号を使用しての通話料金は会社へ請求され、080や090の番号を使用しての通話は個人に請求される形になります。
この03番号は営業時間外になるとスマートフォンには繋がらず、営業時間外アナウンスを流す、というスケジュールを組む事も可能です。

機能を活用

個人の携帯電話番号で業務を行う場合、業務時間外にも業務の電話がかかってくる可能性があります。
クラウドPBXの場合、営業時間外アナウンスや留守番電話に自動接続するスケジュールをあらかじめ組んでおく事で従業員と会社における公私の切り分けが簡単に行えます。

通話記録や自動録音も簡単に

また、03番号を使用した履歴はクラウドPBXに残り、自動通話録音も可能です。
個人の080や090を使用されていた場合、業務通話の内容を保存しておく事は難しいですがクラウドPBXの場合は通話内容を記録として残す事が簡単に出来ます。

働き方改革の推進に海外では在宅で働ける権利を保障する法律が整備されている国などがあり、在宅勤務権と言う権利はコロナ禍(その他のパンデミック)でも安心して働ける環境を作る施策として注目されています。
ただし個人のノートパソコンなどを業務に使用する場合にはセキュリティーに関しましては注意が必要です。

<システム管理者>推奨対策事項
テレワーク勤務者が私用端末をテレワークに利用する(Bring Your Own Device:BYOD)際は、その端末に必要な情報セキュリティ対策が施されていること

引用元:厚生労働省ホームページ資料より https://telework.mhlw.go.jp/wp/wp-content/uploads/2019/12/Security.pdf

BCP対策としても効果的

BCP対策としても効果的
日本は、地震、火山活動が活発な環太平洋変動帯に位置し、世界の0.25%という国土面積に比較して、地震の発生回数や活火山の分布数の割合は極めて高いものとなっています。

引用元:内閣府ホームページ資料より https://www.cao.go.jp/en/doc/saigaipanf.pdf

BCPとは「Business Continuity Plan」の略です。
災害時などで業務に支障を来し得る緊急事態が発生した際に、損害を抑えつつ重要業務を中断させず続行するための計画、という意味ですが、
クラウドPBXを導入することでその対策を取ることが出来ます。

災害により拠点が倒壊したり交通機関の停止により従業員が出社できないような状況においても、クラウドPBXによって内線化したスマートフォンで電話業務を行うことが出来ます。
それまでスマートフォンを内線化させていなかった社員、従業員スタッフに対しても、新たな外線番号や内線番号を発行し設定することで内線化する事が出来ます。

また、災害時に電話アクセスが集中した場合、緊急電話回線を優先するために一般電話回線を制限するので
輻輳(電話回線のパンク状態)と言う状態が発生する可能性が高まります。
クラウドPBXの内線通話機能は電話回線を使用せず通話が出来るため、従業員の安否確認などが行いやすくなるメリットがあります。

通話履歴の蓄積、コールトラッキングが可能

通話履歴の蓄積、コールトラッキングが可能
コールトラッキングとは、広告やHP、サービスごとに分けた電話番号のそれぞれの着信や通話の内容をまとめて効果測定等を行う事です。
主に電話におけるコンバージョン、いつ、だれが、どこに、何秒、何回電話したか、その流入経路ごとに測定を示します。

リスティング広告、ディスプレイ広告、記事広告、SNS、自然検索などのほか、MAなどによるメール配信といったオンラインのプロモーション施策をその流入経路ごとに測定することができるのです。

クラウドPBXでは通話履歴を電話機だけでなく、管理コンソールやツール上で詳細に蓄積することが出来ます。
これによりどの番号にいつ、どれくらいの着信があり、どれくらい通話したのか、を特別なツールを用いる事無く蓄積し管理することが出来ます。
クラウドPBXを導入する事で付随してコールトラッキングも行うことが出来るようになります。

クラウドPBXのデメリット

費用が月額制

費用が月額制
クラウドPBXはPBX本体を購入しないため、この機能を使うためには永続的に月額基本料金が発生し続けます。

これはメリットともデメリットとも言えます。
メリットとして見ると利用規模に応じて基本料金を都度変動させる事が出来るので無駄なく、お得に使える、と見ることが出来ます。

オンプレミス型PBXの場合も、リースかローン代の他に保守契約費用と月額固定費が存在し、構成変更時の際は再工事が発生します。
また、どうしても機器寿命と老朽化による定期的な再購入が必要になるので、これらを踏まえて比較検討する必要があります。

既存電話番号の引き継ぎは出来ない場合がある

既存電話番号の引き継ぎは出来ない場合がある
既存番号でクラウドPBXを利用する場合は主に、回線を移し替えるナンバーポータビリティか、既存回線のままクラウドPBXに接続させるゲートウェイを用いる方法で行われます。
これらの対応に関しましては利用サービスや、既存電話番号の回線事業者によっても可否が異なるため、事前に確認の必要があります。

逆に、新規事業や引っ越しなどに伴い電話番号を変更、新規取得になる際はクラウドPBXへの導入や切り替えのタイミングとして非常におすすめです。

ナースコール、構内放送、構内PHSなどの物理設備との連携が難しい

ナースコール、構内放送、構内PHSなどの物理設備との連携が難しい

PBX実機を必要としない事が強みであるクラウドPBXですが、実機がない事で拠点内、構内における電話機以外の設備との連携が難しくなっています。
これらはオンプレミス型PBXの拡張機能なので、連携の可否はご利用のサービスによって異なります。
状況によって対処方法は異なりますが、例えば構内PHSは廃止してスマートフォンに切り替える、等の別の方法で同様の用途に応えられる場合もあります。

通話品質が利用場所のインターネット環境に依存

通話品質が利用場所のインターネット環境に依存

クラウドPBXはインターネットを通じてサーバー上のPBXに接続し、IP電話で通話を行うサービスです。
このため通話音質に関しましては電話回線品質の他、主にご利用中のインターネット回線の速度と安定性に大きく影響されます。
具体的な推奨環境や最低限必要な接続速度はサービスにより異なりますが、通話に関しましては基本的に1Mbps以下です。
現代のインターネット速度の平均水準(50Mbps~200Mbps程度)と比較して非常に低いものとなっているため、多くの場合は影響しないと思われます。

速度以外にも安定性が大きな比重を占めるため、WiFiを用いる場合や、格安simのスマートフォンなどを主に用いる場合には可能であれば事前にテストする事をおすすめします。
clocall PBXはアカウントを作成頂ければすぐに内線のみですが無料で試用できます。
お持ちの環境における音声品質テストのためにお役立て出来ると思いますので、よろしければお試し下さい。

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発信規制による通信不可(110,119等)

発信規制による通信不可(110,119等)
110や119といった緊急通報など、クラウドPBXからは発信する事が出来ない番号が一部存在します。
利用頻度が高いものでは無いのですが、いざというときに発信できないと困る可能性はあります。
解消方法としては、緊急通報が必要な際はそれぞれが所有する携帯電話、スマートフォンから行う方法がおすすめです。

FAX接続に手間がかかる

FAX接続に手間がかかる
電話回線には大きく分けて、インターネット経由であるIP電話回線と、従来の電話線経由であるアナログ電話回線があります。
仕様はまったく異なり外見上においても、IPの回線はLANケーブル接続、アナログ回線は電話線接続、になります。

FAXはアナログ回線を対象とした機器なので電話線の接続を想定しており、LANケーブルを接続することが出来ません。
これにはVoIPアダプターという変換器を利用する事で、IP回線をアナログ線で変換し接続することが出来ます。

VoIPアダプターの利用にはIP電話機と同様に、クラウドPBXの接続情報を設定する必要があります。
このためクラウドPBXでFAXを接続する事は可能ですが、通常のアナログ回線とFAXを接続するよりもひと手間かかる事になります。

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