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大抵の企業、とりわけコールセンター業界などでは、フロア内の別席への内線の取り次ぎ、転送や指定番号への外線転送のために、ビジネスフォンあるいはPBXが設置されています。
同時に近年、クラウドPBXの利便性がフォーカスされるようになってきました。
電話自体、ビジネスシーンにおいて、いまだお客様との必要不可欠なコミュニケーションツールであることは言うまでもありません。そうしたなか、クラウドPBXでは、その進化を如実に感じることができます。
本記事では、クラウドPBXとは何かを紐解くにあたり、PBXの種類やコストメリット、ビジネスフォンとの関係性、弊社の代表的サービスである「クラコールPBX」の紹介にいたるまで、幅広くまとめて言及します。
PBXとは「Private Branch Exchange」の略称で、電話回線の交換機を指します。
オフィスに設置された数多くの電話機を、効率よく利用するための装置です。そのため、主装置とも呼ばれます。
クラウドPBX含めてビジネスフォンと混同されることもありますが、一般的には対になって機能するものです。
関連記事:『意外に多い！ビジネスフォンとクラウドPBXの違いを比較』
PBXの設置により、内線、外線ともに電話回線を制御できる仕組みになっています。
詳しくは後述しますが、たとえば、外部からの電話を社内の誰かに転送するといった処理などです。ISDN回線や、別拠点のPBXとの相互接続も対応できます。この仕組みによって、自社内に留まらず、複数拠点間での内線通話が簡単で無料のまま実現可能です。
■内線通話機能
PBXを利用しない場合、同じ事業所内の電話機への通話も外線扱いとなり通話料金が都度発生します。
一方で、PBXを設置すると、(同一のPBX回線に)接続されている各電話機は内線化されるため、そこでの通話を無料で行えます。
■発着信制御
電話機ごとに外線番号と内線番号を割り当て、発着信に関する設定を行うことができます。
これにより10台の電話機を全て同じ外線番号で発信させる、同時に着信させることが可能です。
■各種転送機能
保留転送、パーク保留といった電話受付、取次の業務に欠かせない転送機能が使えます。
結果、業務の効率化を図れます。
■通話録音機能
内容確認やトラブル防止対策としてよく活用されている機能です。
録音するユーザー、録音しないユーザーを設定でき、録音内容も管理画面からすぐに確認することができます。
繰り返しお伝えしますが、PBXの利用によって、事業所あるいは同一フロア内での通話料金を抑えられます。これは、疑似的に設けられた(電話機ではない)交換機によって通信領域を減らせるからです。
また、同時通話が可能な数を表すch(チャネル)次第で回線数を効率よく集約することもできます。すなわち、回線を減らし月額基本料金を浮かせることが可能になるのです。
chについて、補足しましょう。
たとえば、4端末、2chお使いの場合は2台が同時に通話している間、新たな着信を受けられず、発信も行えないことになります。
仮に2台通話している間に3本目の着信があった場合、その着信に対する処理のステータスは「話し中(ビジー)」です。
上記の基礎知識を踏まえ、なおかつ使用する電話機の数や業務内容との兼ね合いで回線とchの適切な数は変わります。いずれにせよ、PBX導入によってコスト削減が期待できることは確かです。
PBXの種類は、大きくオンプレミス型とクラウド型に分けられます。
それぞれの特徴は、以下の通りです。
オンプレミス型PBXはその名の通り、構内に実物を設置する方式のPBXです。専用電話機であるビジネスフォンとの接続で利用できる仕組みになっています。
本体の購入と設置工事が必要なため、導入には高額なコストが発生しますが、構内の機器と連携しやすい点などはメリットです。
一般的にレガシータイプのイメージが強い傾向にあるなかで、オンプレミス型のバリエーションも無視できません。
たとえば、IP電話回線用の「IP-PBX」は、ルータ、スイッチ機能を搭載する機器にLANケーブルを挿して利用するハードウェアも存在します。
関連記事:『「IP PBX」とは？仕組みや機能、クラウドPBXとの比較など』
また、「unPBX」は、サーバーにインストールしたソフトウェアを組み替えられるなど柔軟な制御、効率的な対応が可能です。
大型のサポート窓口などコールセンターの現場において重用されています。
クラウドPBXは、元来オフィス内に設置する必要があったPBXをクラウド上に用意する方式を取ります。つまり、インターネット経由で使える仕組みになるサービスです(IP電話回線になります)。
インターネットさえつながっていれば利用できます。そのため、オンプレミス型PBXのように構内にハードウェアを用意する必要がなく、配線工事の手間もかかりません。
基本的なビジネスフォンの機能を備えていることはもちろん、オンプレミス型PBXと比べ導入費用も抑えられ、導入までの時間も短縮できるすぐれものです。
こうした評価が広まったこともあり、近年はクラウドPBXの人気が高まり、オンプレミス型PBXからクラウドPBXに変更する企業も増えています。
関連記事:『主装置いらず？従来の型との違いが顕著な進化するクラウド型PBX』
『クラウドPBXが主流になるまでの歴史』
前項を踏まえたうえで、PBXの選び方、導入に際しての判断材料はコストパフォーマンスが一つ鍵を握るものと考えます。
オンプレミス型とクラウド型、それぞれで発生する費用は下記の通りです。
オンプレミス型
本体費用 … 多くの場合はリース、ローンなどでの月額分割
工事費用 … 設置時の構築工事費用(電話機増設については、保守点検費用に含まれる場合有り)
保守点検/管理費用 … PBX本体を維持するための月額費用
通話料金 … 契約電話回線に応じた通話料金(アナログかIPか、回線タイプによって大きく変動する可能性あり)
クラウド型
契約時の初期費用 … 弊社サービス『クラコールPBX』に関しては初期費用無料
利用電話機数に応じた基本料金 … 各サービスプランに応じた料金
通話料金 … 契約電話回線に応じた通話料金
上記内訳を基に毎月の利用料金は、通話料の他、オンプレミス型は「本体リース料金 + 保守費用」、クラウド型は「月額基本料金」が加算されます。
オンプレミス型PBXの場合、購入という形での導入です。そのため、長期的にはクラウドよりも安い場合があります。
しかし、オンプレミス型には本体寿命があることを忘れてはいけません。一定周期で買い替えが必要です。
また、増設や移設等の予測が難しい環境変動についても念頭に置くべきでしょう。突発で高額な工事費用が発生することも決して珍しくはありません。
もちろん、利用状況や規模に応じてどちらが優位であるかは異なりますが、パフォーマンスの安定性も含め、おおむねクラウドPBXの方が優位性を感じられるはずです。
関連記事:『【図解】電話通信・電話料金の見直しにクラウド化を薦める理由』
先述の通り、クラウドPBXとは、電話回線の代わりにインターネット回線を使って電話機能を利用できるサービスのことです。
内線、外線を共有し、転送も行えるなど、まさしくビジネスフォンでの役割を踏襲しています。
また、固定電話以外で利用可能な点も魅力的です(IP電話機、スマートフォン、PCソフトフォンなどが含まれます)。
クラウドPBXは、ビジネスフォンでは対応していない機能を補完したものと捉えて良いかもしれません。
そして、PBX(実機あるいは配線)の設置工事も不要で、初期投資を抑えられる点は、導入に踏み切りやすい大きなポイントの一つだといえるでしょう。
クラウドPBXの場合、インターネット環境があれば高額な設備を購入しなくても利用できるわけです。その結果、以下のメリットにまとめられます。
・お手持ちのスマートフォン・携帯電話にIP電話アプリを入れることで会社の電話番号で発着信が行えるため、外出先であっても会社への着信に対応できる
・在宅ワーク・テレワークにおける電話業務の環境をすぐに用意でき、場所に縛られない通信ネットワークを構築できる
・設備の購入・管理・メンテナンスにかかるコストや、事業所移転の際に発生する電話工事費用などを大幅に削減できる
サービスにより異なりますが、オンプレミス型PBX特有の機能が使えない場合があります。
例として挙げられるのは、工場内放送機能、ナースコール、構内PHSとの内線化、警備会社システムとの接続……等々です。
それぞれ構内にある実機との接続が必須になるため、(クラウド上にPBXを用いる)クラウドPBXには実現が難しくなります。
また、クラウドPBXはIP回線を用いるため、通話は全てIP電話です。
そのため、IP電話の短所がそのまま当てはまることになります。
PBXのIP回線タイプでは1からはじまる3桁の番号、たとえば「110」や「119」への緊急通報が行えません。
音声品質面が利用中のインターネット速度に依存する点も不安材料かもしれません。回線状況が悪ければ、当然コミュニケーションにも支障をきたすことになります。
したがって、クラウドPBXを導入する際は、以上の注意点を吟味しながら、しっかり比較・検討した上で選ぶとよいでしょう。
関連記事:『クラウドPBXの失敗例』
『クラウドPBXのメリットとデメリット～失敗しないための解説～』
繰り返しますが、IP電話の音声の品質は主にご利用中のインターネット環境、速度に依存します。確かにデメリットといえそうですが、杞憂に過ぎないケースがあるのも事実です。
IP電話は音質が悪いのでは？というイメージは未だに根強く残っているのはおそらく、過去の問題に起因するものと思われます。
IP電話が出始めの頃は、まだ今のようにインターネット回線の速度や安定性が保てていませんでした。
そして、現代。一般的なインターネット環境においては少なくとも以前よりは安定性は増したと考えます。
そうはいってもやはり、環境によっては異なることもあるでしょう。一概には言えません。
この点に関しましては、実際にお試し、比較・テストされるのが最も確実に把握できる方法でしょう。
弊社提供のサービス『クラコールPBX』はアカウントを作成いただければ、内線のみですがすぐに無料で使えます。
お持ちの環境における音質テストにもお役立てできるでしょう。よろしければ、ぜひ無料でお試しください。
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※クラコールPBXは法人様、個人事業主様向けのサービスです。
クラウドPBXに対して、ただ電話業務を効率化する機能が備わっているといった曖昧な知見では、いざ利用するにあたっては不安が生じる場面も出てくるはずです。PBX自体、種類や内容の幅が広く、また多くの選択肢があります。
したがって、クラウドPBXとは何かを知る前に、まずはPBXについての理解を深めることが大事です。
その一連の流れのなかでビジネスフォンとの関係や違いを再度認識し、実機の特徴、クラウドの魅力など体系的に捉えることができれば、導入に際してもスムーズに進み、なおかつ効果への期待も高まるものと考えます。
なお、クラウドPBXやその他電話サービスに関しましてのお問い合わせは下記より承っておりますので、お気軽にご相談ください。
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